Aline Moron, atua como gestora no escritório, Hélio Rodrigues e Gambera Sociedade de Advogados. Hoje ela vive a realidade de exercer a função que sempre sonhou! E afirma ter presenciado a vida da equipe mudar para melhor, após a entrada na Advocacia Digital!
Aline, 30 anos, faz estágio desde o 1º ano de faculdade, e tem a Carteira da OAB desde 2012. Ela fez especialização em Processo Civil, e hoje atua como gestora no escritório Hélio Rodrigos e Gambera Sociedade de Advogados. Aline está realizada profissionalmente.
“Quando cheguei à gestora foi muito positivo, algo que eu queria muito. Tá no sangue uma questão de liderança mesmo. Sempre gostei muito de estar à frente”, afirma.
Contudo, a gestora tem uma rotina atripulada. Ela acorda às 6h30 para realizar todas as tarefas diárias pessoais e profissionais. No escritório, além da gestão, atua também na parte administrativa, realiza análises, acompanhamento da entrada dos processos, atendimentos por telefone, virtualmente, presencialmente e ainda realiza a revisão do trabalho.
A primeira coisa de Aline faz ao chegar no escritório é acessar a ADVBOX! “Eu verifico a ADVBOX, organizo o dia, vejo todas as atividades que tem para fazer naquele dia, elejo as prioridades. Depois disso o dia já está perfeito”, comemora.
Para a gestora, uma rotina perfeita é aquela que acontece sem imprevistos e com todos os objetivos cumpridos, e a ADVBOX ajuda nisto. No entanto, para o dia funcionar 100%, não depende somente do sistema e dos advogados, pois muitas vezes há imprevistos por parte dos clientes que impedem a realização da rotina perfeita!
Superando dificuldades da equipe!
Durante a implantação da ADVBOX, houve certa dificuldade para deixar ‘tudo no eixos’. O maior problema do escritório foi passar todo o conteúdo que estava armazenado em pastas, planilhas ou mesmo bilhetes para a ADVBOX. E assim entrar para a Advocacia Digital, como relata a advogada.
“O Histórico estava todo escrito em pastas, tivemos que transferir todas anotações foi a pior fase. Já a Adaptação das pessoas foi bem tranquilo. Em menos de 2 meses de uso a equipe já estava engajada”.
Para engajar a equipe no uso do sistema, a gestora usou a seguinte tática. Ela concentrou todas as informações na ADVBOX, e quando alguém pedia uma informação, Aline orientava o colaborador a procurar na ADVBOX. Assim, após o engajamento da equipe, veio o momento de satisfação.
“Um Escritório com mais de 1500 processos, ver que está todo organizado, dá uma sensação bem prazerosa mesmo, bem satisfatório”.
Controle de prazos fatais
Após a implantação completa da ADVBOX ocorreram inúmeras mudanças no escritório, além da organização de todos os processos foi possível fazer um rigoroso controle de prazos fatais, como explica Aline.
“Quando chega a informação de que o prazo fatal está próximo, ao invés de dar um desespero, dá um alívio, porque a gente sabe que tá a notificação ali. A gente tá sempre de olho. É bem tranquilizante saber que está tudo anotado, principalmente os prazos”.
Gestão por tarefas proporciona home-office para advogados e recompensas para colaboradores!
Assim, o escritório conseguiu implantar o sistema de Gestão por Tarefas com facilidade, o que proporciona aumento da produtividade da equipe como um todo e um ambiente de trabalho que se encaixa melhor à rotina de cada um! Mas, para chegar a esse ponto, foi necessário algumas medidas simples porém imprescindíveis!
A primeira coisa foi cadastrar todas as informações na ADVBOX e não fazer comunicações paralelas fora do sistema. Após isso, foi implantado o sistema de recompensas para os estagiários, secretária e telefonista. Foram definidas 3 metas no escritório, com premiações diferenciadas de acordo com a função, o grau de dificuldade e o interesse.
Entre os prêmios oferecidos estão: possibilidade de fazer home-office, premiação, quantia em dinheiro, 2 ingressos para o cinema com pipoca, crédito para utilizar a Uber, quantia para utilizar em restaurantes, vale-presentes, quantia para comprar roupa social ou acessórios, procedimentos estéticos entre outros.
Já os advogados, após a implantação da ADVBOX, ganharam a oportunidade de trabalhar em home-office sempre que acham necessário. O que trouxe mais qualidade de vida para os profissionais!
“Conseguimos engajar todas as pessoas. Para nós a melhor forma de nos organizar é a ADVBOX”, explica a gestora.
Aline relata ainda, que após implantar a gestão por tarefas, houve uma melhora na produtividade da equipe como um todo! “A gestão por tarefas estimula o pessoal a trabalhar mais e dar o melhor de si. Porque a gente acabou vendo a necessidade, o interesse, o gosto pela conquista, isso deixou eles mais engajados para atingirem a última meta”.
Gestão por tarefas ajuda gestores a entenderem melhor a realidade da equipe!
A gestão por tarefas ainda ajudou o escritório a entender melhor cada advogado, pois quando alguém está rendendo menos do que deveria é feita uma conversa para entender o que está acontecendo com aquele profissional. “Fazemos o controle de produtividade, a gente tem como tirar uma base. Se alguém não está na mesma linha como os demais, a gente verifica o motivo, se tem algo parado. É uma forma de fazer o controle. Vendo os obstáculos das pessoas também”.
Assim, utilizando a ADVBOX a Aline conseguiu extrair o melhor da sua equipe, organizar o escritório e melhorar os seus resultados!