Não é uma tarefa fácil planejar o orçamento para o setor comercial de um escritório. Diversos cenários precisam ser levados em conta, como, por exemplo, períodos de revisão do orçamento, metas, objetivos e, claro, possíveis erros que podem ocorrer no caminho.
Todavia, esta é uma tarefa importante para garantir a saúde financeira da empresa e ter o mínimo de previsibilidade de renda.
Na área de advocacia, isso não é diferente. Seus advogados precisam ter um orçamento definido para trabalhar a captação de novos clientes e ter ferramentas para fazer o mesmo.
Além disso, isto ajuda a manter o time focado e engajado a fim de colaborar com o crescimento da empresa.
Por isso, se você deseja saber como planejar com eficiência um orçamento para o setor comercial, confira este guia.
O que é um orçamento?
Em resumo, um orçamento é um planejamento financeiro feito de forma estratégica que busca ter uma previsibilidade de lucros e despesas.
Ainda, um fator importante é que o orçamento é feito para determinado período de tempo, podendo ser, por exemplo, bimestral, trimestral, semestral ou até anual.
Outrossim, é importante ressaltar que ele é apenas uma previsão. Normalmente, é baseado em anos anteriores, mas com metas maiores estabelecidas, considerando inclusive atuação de concorrentes.
Qual o objetivo do orçamento?
Assim como em nossa vida pessoal o orçamento financeiro é importante para controlar gastos e conseguir planejar uma viagem, por exemplo, em escritórios isso não é diferente.
Um orçamento para o setor comercial ajuda a conduzir todo o time, mantendo-o engajado, e estabelecer metas possíveis.
Além disso, o orçamento ajuda a saber como está a saúde financeira do escritório.
Ou seja, se os ganhos estão muito abaixo do planejado em determinado mês, é possível economizar, rearranjar as metas para os próximos meses e corrigir os erros antes que seja fatal para o escritório.
Em resumo, o objetivo do orçamento é ter um planejamento eficaz para seu escritório e estabelecer metas possíveis o para seu time.
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Quais os 3 tipos de orçamento?
Antes de começar a planejar seu orçamento para o setor comercial, é importante ter em mente que ele deve levar em consideração três cenários possíveis: pessimista, realista e otimista.
1. Cenário pessimista
Este é o pior cenário possível, ou seja, aquele em que tudo dá errado. Neste caso, toda a sua previsibilidade de lucros é menor do que o esperado e os custos e despesas são maiores.
Logo, considerar este cenário é importante para que, mesmo na pior das situações, você ainda saiba como reagir e não levar o escritório à falência.
2. Cenário realista
Em segundo ponto, temos o cenário realista, que é o “ponto de equilíbrio exato”. Neste caso, o lucro pode não ser muito alto, mas é o que está dentro da realidade.
O cenário realista, como o próprio nome já diz, é o mais provável que aconteça. Isto ocorre uma vez que condiz mais com a realidade, fatores externos, situação financeira do mercado como um todo, entre outros.
3. Cenário otimista
Por último, temos o cenário otimista.
Ou seja, aqui, as coisas não apenas saem como esperado como são melhores: os lucros podem ser muito acima, muitos contratos serem fechados, causas ganhas, as despesas abaixo do imaginado… Em resumo, o saldo como um todo é muito positivo.
Mas, não se afobe. Este é o momento de investir no escritório e guardar os lucros para momentos em que as coisas não vão tão bem assim.
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Como elaborar um orçamento do setor comercial?
Agora que você já entendeu o que é, os objetivos e os possíveis cenários que um orçamento pode ter, é o momento de colocar as mãos na massa e começar a planejar.
Para isso, siga os passos abaixo.
1. Delimite um período
Em primeiro lugar, antes de começar a planejar objetivos, é preciso entender qual será o tempo de conclusão do seu planejamento orçamentário.
Logo, nesta etapa é definido se o orçamento para o setor comercial será planejado semestralmente ou anualmente, por exemplo. Uma vez feito isso, é possível começar as outras etapas do planejamento.
2. Estabeleça objetivos possíveis
Em seguida, é o momento de estabelecer objetivos possíveis. Todavia, estes objetivos devem ser possíveis, ou seja, se o seu faturamento era dez mil reais, não adianta querer que um advogado fature um milhão no mês seguinte.
Neste ponto, algo que ajuda é “quebrar” os objetivos finais em pequenas metas. Por exemplo, para chegar ao faturamento de 10 mil, em 3 meses, cada advogado deve conseguir cerca de R$1.100,00 por mês.
Desta forma, é mais fácil de avaliar o progresso de cada objetivo, traçar um planejamento de como alcançar a mesma e manter a equipe motivada.
3. Faça uma análise dos últimos anos do seu negócio
A fim de montar os cenários pessimista, realista e otimista, como citamos anteriormente, é preciso se basear em dados prévios para projetar os próximos. Neste sentido, é preciso entender:
- A média de clientes dos últimos anos e sazonalidade;
- Faturamento e lucros;
- Principais serviços;
- Os gastos fixos e variáveis.
Outrossim, se você está abrindo um novo escritório ou não tem dados dos últimos anos, estude a concorrência para ter uma base. Mas, claro, considerando que no primeiro ano seus resultados não serão iguais.
4. Defina tudo que precisa estar no orçamento para o setor comercial
Um ponto importante quando falamos em orçamento é considerar todos os custos que serão necessários para atingir os objetivos previstos. Neste momento, não apenas o gasto com equipe e funcionários deve ser considerado.
Mas também, marketing, transporte, participações em eventos que possam agregar, cursos de atualização… Ou seja, tudo aquilo que pode contribuir e/ou ser essencial para atingir o faturamento desejado no final do ciclo.
Em suma, apenas com tudo definido é possível montar o seu orçamento com as projeções de faturamento, lucros, despesas e objetivos.
5. Acompanhe os resultados
Por fim, tenha em mente que o orçamento para o setor comercial é um guia, mas este deve estar em constante construção. Por isso, estabeleça uma rotina para checar o andamento e verificar se os resultados estão de acordo com o esperado.
Uma vez que as coisas não estejam ocorrendo como planejado, verifique o que deu errado e estabeleça novas metas para voltar ao plano.
Além disso, acompanhar os resultados também ajuda a entender se as projeções estão dentro da realidade do seu negócio ou não, em caso de novos escritórios.
Como se faz um orçamento?
Em último ponto, recomendamos que seu orçamento e sua advocacia como um todo sejam baseados em dados, a fim de poupar erros e maximizar os lucros.
Utilizar ferramentas de Business Intelligence no seu escritório permite: calcular o custo médio de uma ação, entender como ampliar honorários, ter definido os serviços que custam mais ou menos…
Ou seja, utilizar dados diminui o tempo e aumenta a probabilidade de ter uma projeção real de orçamento para o setor comercial.
Além disso, é possível calcular melhor a produtividade da equipe e otimizar processos que podem estar levando muito tempo e custando dinheiro para a empresa.
Por isso, a ADVBOX conta com uma ferramenta específica para advocacia a fim de ajudar você a potencializar os resultados do seu negócio e implementar o Business Intelligence no seu escritório.
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