Manual Controladoria Jurídica: passos para um departamento mais eficiente

Manual Controladoria Jurídica: passos para um departamento mais eficiente

Escritórios de advocacia que estão em busca de alta performance precisam optar pela profissionalização de seus departamentos. Gestão e organização dos processos são atividades essenciais que devem entrar no manual controladoria jurídica. 

Aliás, essa área dos escritórios é considerada estratégica. Ela deve, se possível, ser considerada desde o início da elaboração do plano do escritório. 

Isso porque um departamento de controladoria é responsável por conectar e gerenciar todos os setores do negócio. O olhar da controladoria deve ser focado em garantir que:

• Processos estão sendo respeitados;
• Prazos não serão perdidos;
• Resultados estão conectados aos objetivos do negócio;
• Erros sejam zerados ou minimizados ao máximo;
• Produtividade da equipe seja acompanhada;
• Documentações e recursos estejam disponíveis para o time jurídico. 

Em resumo, essas são as atribuições que devem constar no manual controladoria jurídica. E, acima  de tudo, os profissionais que atuam no setor devem ter livre acesso a todas as áreas do negócio. 

Da alta liderança aos sócios, passando pelo time financeiro, de atendimento e o técnico. Todos esses setores precisam se conectar para que a controladoria possa fazer seu trabalho com excelência. 

De forma geral, essa é uma visão compacta do que é a controladoria jurídica. Nesse conteúdo vamos detalhar melhor cada passo para que o  seu escritório constitua um departamento focado em resultados e na melhor experiência para os clientes. 

Vamos juntos?

Manual controladoria jurídica: o que é atribuição do setor?

É praticamente impossível criar um manual controladoria jurídica sem mencionar as seguintes palavras:

• Organização;
• Estratégia;
• Gestão;
• Planejamento. 

Essas quatro ações devem ser o mote do trabalho da equipe que vai conduzir a controladoria jurídica no escritório de advocacia. 

Por meio deste departamento é que sócios e líderes devem receber as informações que mostram se o negócio está caminhando para o rumo planejado ou se há necessidade de mudanças pelo caminho. 

Por essa razão que mencionamos no início do texto que uma área de controladoria é estratégica desde os primeiros passos do escritório de advocacia. 

Com a presença de um controller – profissional responsável por realizar a gestão e acompanhamento da controladoria – é possível que o escritório esteja sempre em movimento para alcançar seus objetivos. 

Aliás, é esse profissional que, também, vai auxiliar o time de sócios a determinar quais serão as tarefas prioritárias da controladoria. Desenhar a descrição de todas as atividades é uma das ações que não pode faltar no manual controladoria jurídica. 

Ter de forma clara essas informações será essencial para que o caminho da controladoria dentro do negócio jurídico seja sempre estratégico e que as outras áreas possam reconhecer quais as funções e os motivos do acompanhamento tão detalhado. 

Qual a parte mais importante da controladoria jurídica?

Desse modo, também podemos falar que no manual controladoria jurídica precisa constar, com clareza, que o setor precisa atuar com indicadores precisos. 

Consequência do trabalho da controladoria é observar os números do escritório e identificar pontos de melhoria que serão reportados para os sócios com o objetivo de tornar o negócio mais eficiente. 

Uma controladoria que não tem visão de indicadores de sucesso não poderá entregar o seu trabalho na máxima potência. Afinal, é responsabilidade do controller oferecer relatórios que vão guiar os próximos passos do negócio. 

Por exemplo, escritórios que contam com uma controladoria ativa conseguem ganhos em produtividade acima de 70% e, ainda, zeram o número de processos perdidos por perda de prazos ou por erros de digitação. 

E isso só acontece quando este departamento é abastecido por dados assertivos e eficientes. E, essas informações – que devem constar no manual controladoria jurídica – só chegam com agilidade se houver suporte da tecnologia. 

Aliás, um time de controladoria que atua apenas contando com os dados que são compilados manualmente está em sérios riscos com relação à sua eficiência. 

Isso porque sabe-se que informações que são organizadas sem o auxílio da tecnologia podem apresentar erros de análise que colocam em cheque as decisões que serão tomadas a partir destes dados. 

Além disso, uma controladoria que não é suportada por um software jurídico tem seus integrantes alocados em funções repetitivas e pouco estratégicas. 

Perde-se muito mais tempo em busca dos dados no lugar de utilizar as horas de trabalho para tomadas de ação que vão movimentar o negócio. 

Qual o melhor sistema para escritório de advocacia?

Para que este departamento do seu escritório ofereça ganhos reais em eficiência, um software jurídico é essencial e precisa ser incluído no manual controladoria jurídica. 

Por essa razão tão importante, sócios e integrantes da equipe devem escolher o sistema que acompanhará os resultados de todo o escritório. 

Eleger um software, entre tantas opções disponíveis no mercado, não é tarefa simples. No entanto, é importante que sejam observadas questões como:

• Uma ferramenta desenvolvida pensando nas necessidades do mercado jurídico – e não adaptada de outras realidades de negócios;
• Software que esteja em constante evolução;
• Que permita a extração de relatórios que cruzem informações de todos os setores escritório de forma rápida e intuitiva;
• Com integração de todas as áreas do negócio, respeitando suas particularidades e com uma metodologia específica para atender questões como produtividade e atendimento de excelência aos clientes;
• E, por fim, que ofereça segurança na gestão e organização dos dados para que estes possam ser acessados em nuvem a partir de qualquer lugar do mundo. 

No manual controladoria jurídica esses cinco pontos citados acima precisam estar claros. Afinal, se o software escolhido não entregar alguma dessas demandas, o trabalho do controller e sua equipe pode se tornar menos estratégico para as lideranças.

Atribuições da controladoria jurídica

A ADBOX é o software mais completo que vai auxiliar na atuação da controladoria jurídica dos escritórios de advocacia. 

Afinal, em todas as atribuições do setor, a ferramenta permite um acompanhamento eficiente. Por exemplo, faz parte das funções da controladoria a gestão da ferramenta escolhida pelo escritório. 

Entre as demandas da gestão, garantir que documentos estejam digitalizados e organizados de acordo com cada cliente.

Os escritórios que contam com a ADVBOX em suas rotinas conseguem fazer essa gestão de documentos de maneira muito mais prática, organizada e segura. 

É o fim de cenas de escritórios de advocacia abarrotados de papéis que tornavam o dia a dia dos advogados mais difícil e com muito menos produtividade. Os documentos de processos colocados pela equipe na nuvem são um exemplo. Isso torna mais fácil o acesso para qualquer pessoa da equipe.

Aliás, por falar em produtividade, a ADVBOX também auxilia o time da controladoria quando o assunto é acompanhamento das equipes. 

No manual controladoria jurídica está a distribuição de atividades entre os integrantes do escritório. Porém, fazer essa divisão pode ser muito desafiador dependendo do tamanho do time e do volume de tarefas. 

Sem um software jurídico, o risco de ter equipes – ou pessoas – extremamente sobrecarregadas e outras ociosas é grande. 

Com a ADVBOX, a controladoria jurídica pode acompanhar em tempo real quantas atividades estão alocadas com cada integrante do escritório. 

Além disso, o controller visualiza se as tarefas estão sendo cumpridas de acordo com a prioridade de cada uma delas. A sinalização do que é mais importante ganha destaque por meio dos pontos. Esse critério vem de uma metodologia exclusiva da ADVBOX. 

Mais produtividade com a metodologia Taskscore

A metodologia de Taskscore deve ser incluída no manual controladoria jurídica. Com a visualização de pontos, o controller determina quais as atividades são mais importantes. 

Ao verificar que uma ação está próxima de atrasar ou de perder um prazo importante, o time de controladoria entra em cena para evitar problemas maiores que vão refletir na satisfação dos clientes. 

Por outro lado, os advogados sabem exatamente o que é mais importante entre suas entregas e podem, ainda, ser reconhecidos por meio da produtividade do seu trabalho. 

Com o acúmulo de pontos da metodologia de Taskscore, as lideranças dos escritórios de advocacia podem premiar e reconhecer os melhores profissionais a partir de suas entregas. 

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Que posição hierárquica ocupa a controladoria jurídica de uma organização?

Por fim, para completar o conteúdo do manual controladoria jurídica, é importante destacar sobre como encaixar esse departamento dentro do escritório de advocacia. 

Conforme mencionamos no decorrer do texto, esse setor é estratégico e funciona quase como uma espinha dorsal do negócio. 

É por isso que a controladoria não está ligada diretamente a nenhum setor específico. Os seus integrantes precisam ser independentes para que possam circular livremente entre todas as áreas. 

Isso, inclusive, deve ser esclarecido com todos os outros colaboradores do negócio e, especialmente, com a direção e sócios. 

Para que os resultados obtidos pela controladoria sejam efetivos e utilizados da melhor maneira possível, é imprescindível que os acessos a esse time sejam construídos com confiança. 

A controladoria precisa ser vista por todo o negócio como uma área fundamental que vai auxiliar na tomada de decisões, na organização dos processos e, como consequência, na forma como o escritório é visto pelo mercado e concorrentes. 

Afinal, ao final de tudo, o grande objetivo da controladoria é permitir que os clientes tenham elevado índice de satisfação com as entregas do escritório e recomendem o seu negócio para mais pessoas.