Controladoria Jurídica Digital: como organizar o escritório?

É preciso ter um escritório organizado para que o fluxo de trabalho seja eficiente, sem gerar tensões na equipe devido à demanda excessiva de trabalho. Os gargalos de demanda são os principais responsáveis por isso.

As tarefas se acumularão em determinados momentos, sobrecarregando os advogados e colaboradores. Já em outros, o escritório estará ocioso devido a falta de demanda.

Isso acontece pela falta de atenção ao fluxo de trabalho. Para ter um escritório organizado, é preciso pensá-lo a partir de um modelo de cadeia de produção e abandonar o modelo artesanal da advocacia.

Escritórios que distribuem as demandas de um mesmo processo entre seus colaboradores tendem a produzir mais sem que haja acréscimo na carga de trabalho exigida. Para que isso funcione é necessário que o escritório tenha uma controladoria jurídica bem estruturada. 

Qual o papel da controladoria jurídica?

As principais funções da controladoria jurídica são:

• Controle de prazos e Sistema RIDT (recebimento de intimações, distribuição de tarefas);
• Controle sobre o sistema de prazo fatal;
• Recebimento de documentos a partir de diversos canais (pelos correios, e-mail, Whatsapp ou outras redes sociais);
• Validação da veracidade dos documentos recebidos;
• Revisão de peças processuais e saneamento processual;
• Gerenciamento do recolhimento de custas;
• Administração de acessos ao software;
• Análise dos dados e resultados (incluindo a geração de relatórios);
• Cobrança de protocolos de recursos;
• Suporte ao atendimento aos clientes com a disponibilização das informações necessárias;
• Contratação de correspondentes;
• Supervisão da segurança de dados e da informação.

A controladoria é um setor estratégico que reúne funções de controle e organização das atividades do escritório. Dessa forma é possível manter o escritório organizado e funcionando de forma eficaz.

Cabe ao setor a otimização dos processos internos do escritório, dando suporte aos colaboradores  e advogados na produção jurídica. Esse suporte permite aos profissionais uma dedicação intensa, resultando na melhoria da qualidade do trabalho realizado.

Além disso, é significativa a diminuição da carga de trabalho demandada de sua equipe ao não precisar se preocupar com todas as tarefas administrativas.

Sendo assim, toda essa energia represada é direcionada para o aumento da produtividade.

Gestão de qualidade com Controladoria Jurídica

Também é papel da controladoria realizar a gestão de qualidade, informando aos gestores se as metas estabelecidas previamente foram devidamente cumpridas e o eventual motivo que levou a não realização de alguma delas.

É possível perceber que a operação da controladoria se dá principalmente no back office, naquelas atividades que, apesar de essenciais, não estão diretamente ligadas ao ato de advogar. 

É importante ressaltar que o advogado é um profissional qualificado e, por isso, deve atuar na sua área de especialização. Todo o tempo gasto com atividades que não tenham relação com essa área torna-se investimento mal aplicado.

O impacto trazido pela implementação da controladoria em um escritório é amplo, não se restringindo ao melhor aproveitamento da produtividade da equipe. Há um impacto significativamente positivo no que se refere à gestão financeira do escritório.

Quais as vantagens econômicas de ter um escritório organizado com a controladoria jurídica?

Ainda que a função da controladoria não seja gerar receita para o escritório, ela serve de suporte para evitar o desperdício de recursos. Isso leva a um aumento dos ganhos efetivos dos escritórios organizados com uma controladoria jurídica eficiente.

O principal destaque se dá para o fato de que com um escritório organizado, será possível realizar liberação do tempo de trabalho dos advogados com maior expertise, que possuem salários maiores por terem mais experiência.

Como dito anteriormente, é preciso direcionar os investimentos.

Os advogados mais experientes irão priorizar as tarefas que dependem de maior atenção e responsabilidade, valorizando sua atuação e abrindo espaço para que os advogados menos experientes aprendam com o passar do tempo e as relações com os colegas.

Isso leva ao desenvolvimento intelectual de sua equipe, e do escritório por consequência. Ainda que possa ser entendido como um investimento a longo prazo, não é possível negligenciar o aprimoramento pessoal para o exercício da advocacia. 

Uma controladoria jurídica somada a uma equipe bem preparada é capaz de gerar um aumento de 10% a 20% nos processos ganhos, eliminando pequenos detalhes ou omissões que poderiam passar despercebidos.

Também há uma economia significativa com a eliminação da perda de prazos. Com essa responsabilidade tirada do advogado, que a encaixava em meio a tantas outras, e transferida para a controladoria, o controle de prazos fica dinâmico.

Ainda que todas essas funções possam ser realizadas de forma analógica, é de extrema importância que o escritório conte com o suporte de um software jurídico para que a controladoria possa atingir o máximo de seu rendimento. 

Somente com a centralização de documentos e informações trazida pela controladoria digital sua equipe será capaz de aumentar a produtividade à sua capacidade máxima.

O que é a controladoria jurídica digital?

A controladoria jurídica tradicional foi elaborada em um contexto diferente do atual. Sua origem está em escritórios antigos, sem acesso à tecnologia digital e com uma atuação física restrita. Desde então o mundo mudou muito. E com ele a atividade da advocacia.

Nesse modelo antigo a consulta a arquivos físicos e o contato pessoal com os clientes eram necessários e constantes no dia a dia dos profissionais da controladoria. Então, por mais que a ela auxiliasse na eficiência da equipe e a manter o escritório organizado, sua eficácia ainda não era totalmente satisfatória.

A controladoria digital surgiu para atender as demandas dos novos escritórios, que já estão alinhados com a tecnologia digital.

Com ela, os controladores tem acesso a uma série de técnicas e estratégias que possibilita a realização de suas atribuições de forma mais satisfatória, garantindo uma maior qualidade no trabalho realizado.

Os novos escritórios estão inseridos em uma realidade onde os processos eletrônicos são parte do cotidiano. A tendência é que mesmo os processos que ainda estão em formato físico sejam digitalizados em um futuro próximo.

Segurança de dados com a controladoria jurídica

É inegável que a controladoria jurídica digital é a única solução para os escritórios que não desejam ficar presos ao velho modelo de advocacia.

Atualmente se tornou muito custoso para o controlador manter o escritório organizado e dar conta de todas as demandas exigidas dele sem a utilização da tecnologia digital.

As novas formas de comunicação, como o e-mail ou o Whatsapp, aumentaram de forma significativa o tamanho da remessa de documentos que chega para os escritórios todos os dias. Cabe à controladoria fazer o recebimento e distribuição entre a equipe.

Além disso também é responsabilidade do setor atestar a veracidade dos documentos e garantir a segurança dos dados dos clientes.

É praticamente impossível dar conta de todas essas tarefas sem ter à sua disposição um software elaborado tendo em vista todas essas questões específicas.

Manter o escritório organizado, a produtividade em alta, a boa qualidade do serviço prestado e a segurança de dados e informações dos clientes.

É evidente que a controladoria não é um luxo, mas uma necessidade para o meio da advocacia contemporânea. Entretanto, sua implementação requer algum planejamento.

Como implantar uma controladoria jurídica

Antes mesmo de iniciar a estruturação da controladoria jurídica é preciso ter em mente algumas questões. Em primeiro lugar, a equipe como um todo precisa estar disposta a contribuir para construir um escritório organizado. 

Muitas vezes há resistência por parte de advogados e colaboradores, principalmente dos mais velhos, em aceitar mudanças na sua rotina de trabalho. A melhor forma de lidar com isso é demonstrando como a implementação da controladoria jurídica visa facilitar o trabalho do dia a dia.

Para isso, busque realizar pequenas simulações para que a equipe entenda como será o fluxo de trabalho com a controladoria. Chame atenção para o fato de que os advogados irão se livrar de parte significativa das funções administrativas, podendo focar sua energia somente nas questões jurídicas.

Também é necessário pensar em como acontecerá a aplicação da tecnologia digital no cotidiano da equipe para manter o escritório organizado. Como dito anteriormente, uma grande parte do trabalho da controladoria está vinculada à tecnologia, portanto todo o time deve se integrar a essa realidade.

Nem todas as equipes têm maturidade tecnológica, o que pode gerar conflitos na rotina de trabalho. É preciso capacitar advogados e colaboradores para que o trabalho realizado pela controladoria não seja em vão.

Em escritórios com grande número de advogados jovens isso não costuma ser um problema. Geralmente, esses profissionais já estão imersos na tecnologia 4.0, ou então têm disposição e abertura para aprender sobre ela.

O que faz o software de controladoria jurídica?

Será preciso escolher um software jurídico para a implementação da controladoria.

Por isso, a ADVBOX, desenvolvida especificamente para o meio jurídico, é uma ferramenta imprescindível para realizar a gestão da equipe e manter seu escritório organizado e funcionando.

Sendo assim, sua metodologia de controladoria jurídica foi desenvolvida focando essencialmente o ser humano, visando possibilitar as condições materiais para o funcionamento de escritórios digitais em escala.

Além disso, o intuito deve ser de conectar a necessidade dos clientes com os métodos de trabalho do escritório digital.

Por isso, a ADVBOX utiliza o método de taskscore, ou pontuação por tarefas, que leva em conta a produtividade de cada profissional, não a quantidade de horas presentes diariamente no escritório.

Esse método permite a distribuição de tarefas de maneira igualitária, diminuindo a carga de trabalho de todos e valorizando p esforço individual. 

Ademais, o último ponto ao qual se deve prestar atenção é à metodologia da controladoria jurídica. É necessário compreender as funções exercidas por cada membro do setor e respeitar a distribuição de tarefas proposta.

Aliás, sem isso a rotina de trabalho se tornará desgastante e improdutiva, o que é exatamente o contrário do proposto originalmente.

Já foi dito anteriormente, mas é importante ressaltar. A controladoria cumpre o papel de fazer a separação e autonomia entre os setores operacional e técnico, mantendo o escritório organizado e possibilitando que cada membro do time foque sua atenção naquilo que é mais relevante para a execução do seu trabalho.

Responsabilidades da Controladoria Jurídica

Podemos, então, definir três funções principais pelas quais a controladoria deve se responsabilizar:

• Gestão de dados e informações;
• Operação de retaguarda com excelência (Back Office);
• Estrutura e estratégia para uma gestão baseada em dados.

Para que essas funções sejam bem executadas é preciso que 4 cargos estejam dedicados à controladoria na organização de seu escritório. Tratam-se dos seguintes:

• Controlador jurídico;
• Assistente de suporte técnico;
• Analista de dados;
• Controlador de qualidade.

Ainda que o indicado seja pelo menos uma pessoa para cada um dos 4 cargos, é possível para escritórios menores compor uma controladoria com apenas duas pessoas. Mas deve-se investir no aumento do time assim que possível.

O que é controller jurídico?

É o responsável pela controladoria jurídica, também conhecido como gerente de controladoria.

Ter perfil de liderança e habilidades de gestão e administração são características tão importantes quanto ter formação jurídica, inscrição ativa na OAB e experiência com advocacia.

A controladoria jurídica é subordinada ao setor administrativo do escritório, não aos setores jurídicos do escritório. Dessa forma, o controller não é subordinado aos demais advogados, cumprindo um papel de integração entre os demais setores e profissionais.

Assim, com um controller jurídico preparado é possível fazer uma transição rápida e funcional do escritório analógico para o digital, sem que haja um aumento de estresse ou perda de produtividade durante a transição.

Treinamento do Controller Jurídico

Não é necessário contratar um controller jurídico ao iniciar seu projeto de controladoria, é possível treinar algum profissional mais experiente para assumir esse cargo. Uma nova contratação geraria uma despesa a mais para o escritório em um momento de mudanças.

É muito interessante investir no aprimoramento dos membros da equipe, o processo de transição é facilitado, pois os profissionais já são familiares com as estratégias utilizadas para manter o escritório organizado. 

Além disso, a valorização da equipe aumenta a auto estima dos profissionais e gera um vínculo de fidelidade com a empresa.

Curto de Formação de Controller Jurídico

Sendo assim, para auxiliar a preparar o profissional que vai assumir o cargo de controller jurídico, a ADVBOX criou o Curso de Formação de Controller Jurídico.

O curso irá ensinar tudo que você precisa saber sobre implementação e atualização da controladoria jurídica, tendo sempre em vista aumentar a produtividade, eficiência e bem estar da equipe para manter o escritório organizado.

Ademais, por focar também na atualização, e não só na implementação, esse curso é recomendado também para controllers experientes que desejam se manter relevantes no mercado jurídico.

Vale ressaltar que no caso de grandes escritórios, que contam com um número muito elevado de processos, é recomendado avaliar a contratação de um controller jurídico experiente para acelerar a implementação da controladoria jurídica digital.

Por isso, seja contratando alguém com experiência ou treinando algum membro da equipe, a grande diferença estará no software jurídico que o escritório utiliza.

Procure por softwares que permitam a centralização total das informações, possibilitando fluidez no trabalho.

Faça um teste gratuito da ADVBOX por um período de 7 dias para otimizar a eficiência e produtividade da sua equipe e manter seu escritório organizado.