CRM na advocacia: como usar para ter resultados expressivos

É fato: escritórios jurídicos que querem se diferenciar no mercado precisam dar um passo importante com a ajuda da tecnologia. É por isso que entender o conceito de CRM na advocacia é tão importante.

Em português CRM é conhecido como gestão de relacionamento com clientes. Em resumo, trata-se de um processo completo para analisar as interações com clientes e possíveis clientes do escritório.

Muitas pessoas imaginam que o CRM é uma ferramenta. Aliás, essa análise não está errada. No entanto, o CRM vai muito além de utilizar um software para incluir informações sobre os clientes, seus comportamentos e elaborar estratégias a partir de dados compilados.

No entanto, antes de falar especificamente sobre a relevância de um CRM na advocacia, é essencial que todo o escritório compreenda os benefícios dessa abordagem que tem como objetivos:

Reter e fidelizar os clientes;
Encontrar possibilidades de negócios e clientes;
Personalizar conteúdos e ações para captar novos clientes;
Identificar oportunidades.

Por se tratar de uma solução tão importante e ampla, o CRM deve ser utilizado por todas as áreas do escritório de advocacia. Isso porque, se somente uma parte dos times entender a relevância e buscar os dados na ferramenta, as pontas vão ficar soltas e as informações não estarão completas.

Para ajudar que você compreenda em detalhes como aplicar CRM na advocacia e os benefícios de fazer a gestão completa dos clientes, continue lendo este conteúdo.

Vamos juntos?

O que significa as iniciais CRM?

Em inglês, a sigla CRM significa Customer Relationship Management. Na tradução para o português costumamos chamar de Gestão de Relacionamento com os Clientes.

Por se tratar de uma gestão, o CRM na advocacia não se limita apenas a utilizar uma ferramenta. No meio jurídico, aplicar os conceitos de gestão de clientes auxilia para que os advogados, gestores e todo o time compreendam quais as melhores formas de fazer uma aproximação com essas pessoas.

Na prática, o CRM pode ajudar a aumentar o fechamento de contratos do escritório e também a fidelizar os clientes. Isso porque, com as informações que são fornecidas pela ferramenta, é possível entender as necessidades dos clientes.

Portanto, a tecnologia é o meio utilizado para que ações sejam tomadas com os dados apontados pelo CRM. Afinal, uma informação sozinha, sem uma medida prática, não se torna útil para o crescimento do escritório.

Um CRM armazena diferentes tipos de informações de clientes e de possíveis clientes do escritório. Por exemplo:

Nome;
Endereço;
Data de nascimento;
Número de telefone;
Visitas ao site do escritório;
Conteúdos acessados digitalmente;
Abertura de emails;
Entre outras ações.

Com esses dados – e outros dados – é possível gerar insights que vão auxiliar a entender clientes que podem não estar satisfeitos com o escritório ou aqueles que podem se transformar em grandes apoiadores do escritório, divulgando o serviço para outras pessoas.

O que é CRM do advogado?

Para os advogados, as informações compiladas pelo CRM garantem organização e eficiência na tomada de decisões. Isso porque todos os dados dos clientes ficam armazenados em um mesmo espaço.

Ou seja, não é necessário buscar em diferentes fontes os dados sobre os clientes. Aliás, fazer isso pode significar problemas futuros, como a perda de informações importantes.

A ferramenta de CRM precisa vir para auxiliar nessa organização e manutenção dos dados. Sistemas desenvolvidos pensando na necessidade dos advogados são ainda mais eficientes. Por exemplo, usamos o caso do CRM da ADVBOX, disponível no Plano Elite da ferramenta.

O CRM da ADVBOX é dividido em 9 etapas no painel processual. Essas etapas são:
Marketing: Cria processos e organiza as tarefas relacionadas às estratégias de marketing;
Negociação: Fase em que o escritório inicia a relação com o futuro cliente (lead) e começa o processo de análise do caso. É o momento ideal para realizar o registro no CRM e administração de clientes em processo de fechamento de contratos.
Consultoria: Serviços e consultoria são trabalhos jurídicos especializados que eventualmente não ingressam na via judicial ou administrativa, tais como elaboração e interpretação de contratos ou planejamento jurídico de pessoas físicas e jurídicas.
Administrativo: Fase relacionada aos órgãos administrativos do serviço público (Delegacias, INSS, Cartórios, Tabelionatos, INCRA, INMETRO, IBAMA, etc.).
Judicial: Trata de tudo que envolve a fase instrutória e pré-instrutória, desde antes da elaboração da petição inicial até a sentença.
Recursal: Onde são realizadas as atividades referentes aos recursos que serão realizados nos processos.
Execução: Fase após o trânsito em julgado na qual ocorre a liquidação de sentença e a execução da decisão final, bem como as últimas cobranças.
Financeiro: Organização das funções internas do escritório, como admissão de pessoal, pagamentos e cobranças pendentes.
Arquivamento: Registro de todos os processos finalizados/arquivados.

O que faz o profissional de CRM?

Cada uma das etapas que mencionamos anteriormente é essencial para que os profissionais que lidam com o CRM tenham em mãos os dados necessários.

Aliás, é fundamental que todo o escritório esteja engajado na utilização do CRM na advocacia para que os resultados sejam os esperados.

Em muitos negócios jurídico, o CRM pode ser administrado pelo setor de controladoria que, por consequência, será o responsável por cobrar pelas informações e, também, reportar os dados aos diretores e sócios do escritório.

Os times responsáveis pelo fechamento de contratos do escritório e a equipe de marketing também são impactados diretamente pelo uso de um CRM na advocacia.

Com todas as informações que estão disponíveis na ferramenta, a equipe de marketing pode definir novas estratégias de produção de conteúdos que vão atrair potenciais clientes. Por outro lado, a equipe responsável pelo fechamento dos contratos pode se munir das informações.

O trabalho em conjunto dos dois times acontece a partir de uma visão de funil. Todos os contatos que um cliente em potencial tem com os conteúdos do escritório e o andamento dessa pessoa na estratégia, fazem com que as equipes tenham uma previsibilidade a respeito dos materiais disponibilizados.

Por exemplo, se a equipe de marketing identifica que eBooks sobre determinado tema são os mais baixados pelos potenciais clientes, isso pode servir de alerta para a produção de conteúdos que continuem educando aquela base.

Afinal, o objetivo do CRM na advocacia aplicado ao marketing jurídico está em tomar ações muito mais direcionadas que vão auxiliar a equipe de fechamento de contratos.

Tudo isso reflete na forma como o escritório é visto pelo público-alvo e torna os advogados muito mais confiáveis e orientados às expectativas dos clientes.

Como começar uma estratégia de CRM na advocacia?

Compreender a necessidade de utilizar um CRM na advocacia para ter dados muito mais efetivos a respeito dos clientes e ter assertividade no planejamento do negócio é o primeiro passo.

Depois de compreender a relevância de contar com a tecnologia – e, junto com ela, fazer a gestão desse relacionamento com os clientes –, a integração dos dados precisa começar.

Se o seu escritório nunca utilizou nenhum software jurídico para fazer o acompanhamento dos clientes, sempre há tempo de iniciar esse processo. E, se você está começando na área jurídica, esse é o momento de elaborar essa estratégia.

Os clientes da ADVBOX que contratam o CRMBOX têm à disposição uma ferramenta completa para fazer a gestão de todos os clientes.

Um dos recursos disponíveis é o de envio automatizado de e-mails e SMS. Esse recurso aumenta a produtividade de toda a equipe, já que os profissionais não precisam enviar atualizações dos processos de forma manual, além de mostrar aos clientes o quanto o escritório está preocupado com cada um dos clientes.

Aliás, além de trazer assuntos relacionados ao processo, o envio automatizado pode surpreender os clientes em datas como aniversários e outros momentos festivos. Esses detalhes de gestão de relacionamento são essenciais.

Outro benefício do uso do CRM da ADVBOX é a facilidade da comunicação. Como todos os dados estão disponíveis em um único ambiente, este pode ser acessado a partir de qualquer lugar do mundo, por qualquer pessoa liberada a receber as informações.

O que é CRM gratuito?

A ADVBOX oferece um teste gratuito durante 7 dias do CRM BOX. Os benefícios de se utilizar uma ferramenta elaborada exclusivamente para o meio jurídico começam já nos primeiros momentos de uso da tecnologia.

Com o uso do CRM todas as etapas são mapeadas e as informações permanecem acessíveis, garantindo que o escritório se diferencie em relação aos concorrentes.

Além de promover a organização, aumentar a produtividade e focar na eficiência do escritório como um todo, o CRM da ADVBOX ainda conta com uma biblioteca de modelos de documentos, como procurações e contratos de honorários.

A disponibilização desses materiais exclusivos para os clientes da ADVBOX permite que toda a equipe tenha acesso a conteúdos específicos e de alto valor. Após a contratação do serviço, a implantação do CRM é gratuita.

Com foco em garantir a educação do mercado, a plataforma também oferece vídeos tutoriais específicos que ensinam o passo a passo de utilizar o CRM na advocacia para aumentar o fechamento de contratos.

O teste gratuito está disponível imediatamente. Comece agora mesmo a descobrir todas as possibilidades de integrar tecnologia à gestão de clientes do seu escritório.