Controle de prazos e Prática Jurídica com a Controladoria

A Live #FomeDeSaber teve como tema principal: Controle de prazos e Prática Jurídica com a Controladoria.

O que é controle de prazos?

Prazos processuais são atividades que não admitem erros e isso exige uma gestão madura do escritório de advocacia.

A saber, existem maneiras de controlar esses prazos, como a implementação da controladoria jurídica para auxílio diário com essa atividade.

Como fazer controle de prazos processuais?

Iniciamos a nossa Roda de Conversa com Ananda Pinheiro, convidada especial, relatando que o primeiro passo para um controle de prazos eficaz é a comunicação interna do escritório.

Ademais, é fundamental fazer um fluxograma dos momentos que devem ser trabalhados a partir da publicação da decisão.

Sendo assim, o escritório deve ter um software jurídico de qualidade que envie diariamente as movimentações processuais e os recortes do Diário Oficial.

Desse modo, o Controller Jurídico analisa as movimentações processuais e realiza uma triagem de atividades, alimentando o sistema e delegando as atividades com prazos internos para cada colaborador competente.

Como controlar prazos?

Ananda expõe a importância dos escritórios de advocacia terem prazos internos estipulados.

Isso porque a controladoria jurídica deve ter os prazos internos estipulados para alimentar o sistema e delegar as atividades, bem como os advogados para entregar as demandas.

1. Como fazer um relatório de atividades diárias para ajudar no controle de prazos e prática jurídica?

A convidada Ananda considera o relatório de atividades diárias ou semanais muito importante. Tendo em vista que, neste relatório, irá constar especificadamente todas as atividades que cada colaborador irá desenvolver.

Assim, ao final, com o relatório cumprido, o Controller Jurídico deve conferir se todas as atividades foram executadas de forma correta e dentro dos prazos estipulados.

2. Pontos essenciais ao controle de prazos e prática jurídica

Lara Zeferino, convidada especial, tem a mesma linha de pensamento que Ananda.

Lara considera três pontos essenciais para controle de prazos, sendo eles: Pessoas, prazos internos e tecnologia.

Isso porque é necessário delimitar todos os fluxos de trabalho para compreender o processo e seus procedimentos do início ao fim.

A tecnologia deve ser usada para treinar a equipe de colaboradores do escritório de forma contínua. Isso fará com que cada colaborador seja capacitado para entender a ferramenta que está utilizando, proporcionando uma comunicação eficiente dentro do escritório.

O que é intimações eletrônica?

Lara considera que o sistema de intimações eletrônicas deve ter atenção especial.

Por exemplo: relata que existem sistemas que não publicam no Diário Eletrônico, sendo necessária conferência objetiva nos sistemas para nenhuma intimação ficar para trás.

Além disso, recentemente houve decisão do Superior Tribunal de Justiça que o prazo a ser considerado deve ser o da nota de expediente do sistema eletrônico.

1. Custas Processuais no controle de prazos e prática jurídica

Ananda menciona que quem realiza atividades que envolvam as custas processuais são os advogados.

Os advogados inicialmente emitem as guias de custas, enviam para a controladoria jurídica e esta envia para os clientes para pagamento.

Quando o cliente retorna com o comprovante de pagamento, a própria controladoria digitaliza o documento e salva na pasta específica para posteriormente o advogado anexar ao processo junto à documentação.

Lara conta que no escritório de advocacia que atua a controladoria jurídica que fica responsável pelas atividades referentes as custas processuais.

O Controller Jurídico recebe as atividades a ele. É ele o responsável por emitir as guias e envia para o clientes. Quando o comprovante de pagamento retorna, digitaliza este e anexa ao sistema.

Como saber se uma intimação eletrônica é verdadeira?

Ananda conta que a controladoria jurídica do escritório que recebe a documentação integral dos processos judiciais.

O escritório em que atua, trabalha com pessoas jurídicas, isto é, a documentação já vem autenticada.

Contudo, Ananda acredita que a autenticidade dos documentos de pessoas físicas que não são autenticados reflete muito na confiança da relação do escritório com o cliente.

Com o avanço da tecnologia, é comum que os escritórios recebam documentos via whatsapp, email, entre outras formas.

Diante disso, o escritório deve acreditar que a documentação do cliente é original e verdadeira, até que seja provado o contrário.

Lara tem a mesma linha de pensamento que Ananda, relatando que a autenticidade da documentação deve ser levada na base da confiança.

Caso haja alguma desconfiança, o advogado deve solicitar a documentação original para ser averiguada.

1. Como produzir provas e como se preparar para uma audiência?

Ananda menciona que no escritório em que atua, via de regra, a controladoria jurídica não participa da produção de provas.

Isso porque esta atividade é considerada técnica. Por isso ela deve ser realizada diretamente pelo advogado que atua no processo.

Contudo, o advogado passa para a controladoria jurídica a lista de documentos necessários para a produção de provas.

Portanto, quando em contato com o cliente, a controladoria cobra esta documentação. Posteriormente, recebe e encaminha ao advogado.

No processo de preparação para audiência, Ananda relata que a controladoria jurídica também não interfere. O motivo é o mesmo. A atividade é considerada técnica e deve ser realizada diretamente pelo advogado que atua no processo.

No entanto, a controladoria atua auxiliando o advogado para cumprimento da preparação de audiência. Isto é, nas diligências para a preparação, fazendo com que a demanda seja finalizada com excelência.

Lara conta que no escritório em que atua funciona do mesmo modo que Ananda relatou.

O trabalho técnico é feito pelos advogados vinculados aos processos. A assessoria aos advogados e tarefas administrativas são feitas pela controladoria jurídica.

#FomeDeSaber

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