O controle eficaz dos prazos processuais é essencial para qualquer escritório de advocacia.
Todo time jurídico deve contar com algum tipo de calculadora de prazos que lhe auxilie nessa tarefa, afinal, a perda de um prazo pode ter um efeito catastrófico.
Ao citar uma calculadora de prazos, estamos nos referindo a algum sistema, analógico ou digital, que seja capaz de coordenar todo o processo de atribuição dos prazos, seu devido cumprimento e o controle necessário por parte do gestor do escritório para que a equipe cumpra as determinações.
Ou seja, toda banca jurídica precisa ter os prazos judiciais claros para todos os seus membros.
Assim, ele podem realizar as tarefas necessárias no período estabelecido, além disso, é muito interessante que exista algum tipo de alerta para prazos que estão se aproximando do vencimento.
Como controlar os prazos processuais?
Além do controle de prazos processuais, que já é fundamental por si só, ter uma calculadora de prazos a seu dispor traz outras vantagens ao advogado.
Com ela o profissional pode realizar também o controle de suas demais atividades relacionadas à sua prática profissional.
Todo advogado sabe quão cheia de compromissos é sua rotina.
Reuniões, atendimentos e audiências são constantes e, caso não conte com uma organização eficaz de sua agenda, podem tomar tempo demais e atrapalhar todos os outros diversos afazeres advocatícios.
Afinal, não é só de encontros que é feita a vida de um advogado, também são necessárias muitas horas de dedicação teórica e prática.
Contar com algum tipo de calculadora de prazos pode auxiliar o advogado na organização do seu dia a dia profissional.
Com ela, ele pode contar com tempo suficiente para a realização de todos os seus compromissos e atividades profissionais.
O que é controle de prazos?
Bom, o controle de prazos se trata da atividade realizada pelos advogados a fim de garantir que os prazos não serão perdidos.
A questão que fica para nós é: uma calculador de prazos pode ajudar nessa tarefa?
Se fossemos dar uma resposta curta para essa questão, seria: Sim!
Como dito anteriormente, utilizar uma calculadora de prazos auxilia não só no controle de prazos judiciais, mas na organização de toda a agenda de compromissos do advogado.
Isso permite ao profissional uma melhor organização da sua agenda, tanto profissional como pessoal.
É comum que advogados precisem se dedicar por extensas horas para dar conta dos seus afazeres profissionais, o que leva a rotina profissional a interferir diretamente na sua vida pessoal.
Também não é incomum encontrar profissionais com problemas de saúde ou familiares por conta disso.
Porém, com o auxílio de uma calculadora de prazos e a consequente melhor organização da sua agenda, o advogado é capaz de separar as esferas profissional e pessoal de sua vida.
Isso ajuda a eliminar a enorme carga de horas extras e encontrando tempo para se dedicar a sua família e cuidar da própria saúde.
Como organizar os prazos?
Além do resultado financeiro positivo mais óbvio trazido pela utilização de uma calculadora de prazos, que é a ausência de prazos descumpridos, ainda existem outras vantagens advindas dessa escolha profissional.
Ter ao seu dispôr o controle e organização disponibilizados por uma calculadora de prazos, impede que o advogado passe por diversos imprevistos que podem impactar diretamente na sua atuação e, consequentemente, no valor dos honorários recebidos.
É o caso de compromissos sobrepostos, mais comum de ocorrer do que se pode imaginar, ou a falta de tempo hábil para se dedicar às atividades referentes a uma determinada causa.
Ou seja, além de possibilitar o aumento do valor dos honorários, a calculadora de prazos também atua na retenção de lucro do escritório, impedindo possíveis despesas adicionais.
É comum que muitos advogados, principalmente os mais antigos e acostumados a atuar sem o auxílio da tecnologia, realizem o controle de seus prazos manualmente.
Para isso contam com sua própria memória e a utilização de outras ferramentas como agendas.
Ainda que não seja de todo errado realizar o controle de prazos dessa forma, é muito recomendado que haja o aporte de algum tipo de calculadora de prazos.
Essa indicação serve principalmente para otimizar a organização profissional e não correr o risco de imprevistos
Atualmente, o advogado precisa lidar com uma quantidade de informações muito superior ao que era necessário há algum tempo atrás, e se a advocacia mudou, a forma de advogar também.
Nesse contexto, contar com o auxílio de uma calculadora de prazos é extremamente aconselhável.
Como não perder prazos processuais?
A forma mais eficaz de se utilizar uma calculadora de prazos é através de um bom software jurídico.
Uma vez que junto a esse controle estão integradas diversas outras funcionalidades que irão auxiliar a atuação profissional do advogado.
Porém existem outras ferramentas que também podem servir como uma calculadora de prazos e auxiliar na organização do dia a dia profissional, ainda que muitas delas irão apresentar limitações em diferentes aspectos.
No decorrer deste artigo iremos exemplificar algumas delas e apontar seus pontos fortes e fracos para que você possa realizar sua avaliação pessoal sobre elas.
O que significa controle de prazo no processo?
Ter um controle de prazos otimiza é equivalente e diminuir a quantidade de prejuízos sofridos por um escritório de advocacia.
Como já mencionado, é de conhecimento de todo advogado que qualquer erro com relação aos prazos pode colocar todo todo o esforço realizado em uma ação a perder ou outro compromisso agendado
É por isso que a calculadora de prazos se faz tão essencial.
Os prejuízos causados por um erro desses, ou pela falta de controle sobre os prazos, podem ser incalculáveis.
Muito além da questão financeira, não ter uma boa calculadora de prazos pode levar seu cliente a perder a confiança que tem em você.
Isso quebra o ciclo de indicações, uma vez que ele não mais recomendará seu trabalho para outras pessoas, e pode até mesmo arruinar sua reputação.
Como fazer o controle de prazos processuais?
Tendo tudo isso em vista, fica evidente que não ter consigo algum sistema que sirva como uma calculadora de prazos não pode nem mesmo ser considerado pelo gestor do escritório.
Caso contrário, o acúmulo de tarefas, retrabalho, sobrecarga de atividades laborais, perda dos prazos processuais ou outras questões pode afetar diretamente e de forma muito séria a atividade profissional de qualquer escritório.
Existem diversas formas de se utilizar um sistema de calculadora de prazos, alguns deles utilizam soluções mais simples e generalistas e outras utilizam ferramentas muito mais específicas. Abaixo iremos citar algumas delas.
1. Planilha de controle de prazos
A planilha ainda é uma das soluções mais utilizadas como calculadora de prazos por diversos profissionais.
Quando o advogado conhece os comandos ideais, essa ferramenta é bastante útil. Contudo, como tudo feito manualmente, ela é muito suscetível a erros.
Para quem ainda está iniciando no mercado advocatício e não dispõe dos recursos necessários para contratar um software que faça as vezes de calculadora de prazos,
É possível criar uma planilha do zero, com informações que você acredita serem pertinentes, ou procurar por algum modelo pronto na internet.
Saber como utilizar uma planilha como calculadora de prazos pode ser uma opção, mas ela não pode ser entendida como a melhor alternativa.
2. Controller jurídico é muito crucial para o controle de prazos
Atualmente, é comum que escritórios contem com um controller jurídico. Esse é um profissional que auxilia na gestão do escritório e é muito requisitado.
Em muitos casos, é contratado justamente para cuidar da organização de tarefas e da calculadora de prazos processuais.
Pode-se dizer que o Controller é, de certo modo, um gestor que fica a cargo das atividades administrativas e de back office relacionadas ao escritório.
Assim, os advogados conseguem focar mais no core business do negócio ou nas atividades relacionadas à advocacia.
Porém, há um problema que deve ser considerado. Um profissional de controladoria jurídica pode não dar conta de fazer esse acompanhamento dos prazos.
Isso caso não conte com um sistema de calculadora de prazos, principalmente se sua banca é grande e possui muitas demandas.
Erros sempre podem acontecer.
Por isso, mesmo que seu escritório tenha um controller, ainda assim é indicado contar com um bom software jurídico para facilitar e aprimorar sua calculadora de prazos.
Dessa maneira, esse profissional ficaria responsável por manusear a ferramenta e pode realizar seu trabalho de forma apropriada.
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3. Software jurídico para controle de prazos
Essa é a solução mais indicada por ser a mais eficiente para fazer as vezes de calculadora de prazos processuais. Aliás, quando a ferramenta é completa, ela auxilia na gestão do escritório em sua totalidade.
Um software jurídico robusto serve como calculadora de prazos de forma automática. Ele consegue integrar seus compromissos com o Google Agenda e muitos outros aplicativos.
Ademais, realiza o registro dos andamentos processuais de forma automatizada.
Desse modo, grandes bancas, ou até mesmo algumas menores, contam com um software que se ocupa da tarefa de calculadora de prazos. Apostando sempre nos que possuem as alternativas mais completas.
Assim, seu escritório poderá acompanhar os prazos e organizá-los de forma eficiente, rápida e sem erros. A ADVBOX, por exemplo, está em constante aprimoramento.
O objetivo é entregar sempre as melhores soluções e atender as necessidades dos advogados. Essa melhora é feita também de modo a evitar erros, principalmente os que ocorrem em processos manuais.
Existem ainda outras ferramentas gratuitas muito utilizadas na tarefa de servir como calculadora de prazo
Elas podem ser interessantes para escritórios pequenos ou com poucas demandas pela sua simplicidade. Mas é importante salientar que elas encontram limitações como calculadora de prazos.
Ainda assim, com elas é possível realizar o controle e a organização dos prazos do escritório de forma mais simples.
Veja abaixo algumas dessas ferramentas.
4. Evernote
O Evernote funciona como um bloco de notas. Ele possui um plano gratuito que consegue suprir boa parte das necessidades de um profissional em início de carreira. O programa também tem aplicativo para celular e tablet.
Nele, é possível inserir textos, listas, tabelas, links, imagens e agrupar as notas em diferentes cadernos. Por isso, pode ser interessante para armazenar informações, documentos e para utilizar como calculadora de prazos.
O aplicativo também conta com modelos de notas para facilitar a criação de documentos, além de ter um sistema de sincronização muito eficiente. Você pode escrever no aplicativo do celular e ver a nota no computador do modo que a deixou.
5. Trello
O Trello também possui uma versão gratuita que consegue atender a demanda dos profissionais no que diz respeito atuar como uma calculadora de prazos.
Ele funciona de forma semelhante a um mural com vários post-its e seu uso é simples e intuitivo. Além disso, é possível incluir colegas do escritório nos murais para que todos vejam as alterações realizadas por cada um.
Ele conta com diversas funcionalidades, como criação de checklists e estipulação de prazos. Assim como o Evernote, ele também permite sincronização com o site e o aplicativo do tablet ou celular.
6. Google Agenda
Todos os que possuem um e-mail do Gmail têm acesso ao Google Agenda, ou Google Calendar em inglês. Ele permite anotar os seus compromissos e ainda manda as notificações no dia e horário que você desejar.
Ademais, compromissos feitos pelo Gmail também podem ser sincronizados automaticamente com a agenda. Por exemplo, se você marcar uma chamada de vídeo com um cliente e mandar o convite para ele, sua agenda sincronizará e lhe lembrará desse combinado.
Com essas funcionalidades também pode ser uma opção para que está iniciando no sistema de calculadora de prazos.
Como funciona o controle de processo?
Utilizar uma calculadora de prazos processuais é fundamental para o advogado conseguir exercer sua atividade profissional com eficiência.
Embora haja maneiras de fazê-lo manualmente, é interessante contar com uma ferramenta aprimorada e própria para isso.
Aos que estão iniciando, podem sempre contar com aplicativos gratuitos que são capazes de assumir o papel de uma calculadora de prazos.
Contudo, conforme mais clientes aparecem, a necessidade de um software jurídico ficará evidente.
Ainda tem alguma dúvida sobre o poder de um software que funcione como uma calculadora de prazos para otimizar sua atuação como advogado?
Então aproveite e veja 5 mudanças de gestão que o software da ADVBOX trará para o seu escritório e aproveite para testá-lo por alguns dias gratuitamente!
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