Controladoria e controle interno: diferenças entre as atividades

Muito tem se falado nos últimos tempos a respeito da controladoria e controle interno na atuação dos negócios. Na advocacia não é diferente e, as estratégias traçadas pelos dois setores tornam-se essenciais para a visão do escritório como um negócio completo. 

Apesar de terem semelhanças no nome, controladoria e controle interno têm diferenças importantes em seus conceitos de atuação. 

O controle interno trata mais a respeito de um planejamento organizacional, enquanto a controladoria é um departamento, uma área do escritório consolidada e que se cruza com todas as outras do escritório. 

No entanto, controladoria e controle interno se aproximam quando pensamos que as duas estão presentes nos negócios com o objetivo de promover a eficiência do escritório como um todo. 

Aliás, para descobrir o que conecta controladoria e controle interno, continue a leitura deste conteúdo e saiba mais sobre:

• Os objetivos do controle interno;
• As funções da controladoria;
• Quais ferramentas devem ser utilizadas pela controladoria e controle interno. 

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Qual a relação da controladoria e controle interno?

Em resumo, controladoria e controle interno se conectam de maneira efetiva quando pensamos que os dois trabalhos buscam garantir que processos internos estão sendo cumpridos. 

Esse conceito vale para qualquer negócio, inclusive para os da área jurídica. Os dois se concentram em entender se o escritório está atendendo a todos os processos de forma a atingir os objetivos finais que estão no planejamento. 

Pode-se destacar que tanto controladoria quanto controle interno fazem a gestão da qualidade e dos processos para assegurar que o escritório está sendo eficaz e garantindo segurança para as pessoas que contratam seus serviços. 

No entanto, há algumas questões que traçam um paralelo entre controladoria e controle interno. 

O controle interno precisa ser visto como uma série de atribuições administrativas que vão garantir a eficiência do negócio, combatendo erros, fraudes e o descumprimento de normas. 

Nesse sentido, as tarefas elencadas para o controle interno se conectam com a controladoria. Afinal, a controladoria é a área do escritório responsável por garantir que os processos estão sendo seguidos da melhor maneira. 

Os temas correlacionados à controladoria e controle interno ganham cada vez mais importância no meio jurídico. 

Com destaque para o momento atual em que a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece, de maneira rigorosa, as diretrizes para a coleta, processamento e armazenamento de dados. 

Escritórios de advocacia podem ser multados em até 2% de sua receita anual nos casos de vazamentos de dados. 

Além disso, podem perder contratos que tenham exigências com relação ao respeito às regras da LGPD de seus fornecedores e prestadores de serviço.

Sabendo disso, controladoria e controle interno do negócio devem caminhar juntos para evitar problemas mais sérios relacionados a fraudes e casos de compliance. 

Qual é a função da controladoria?

Em um escritório de advocacia, a controladoria está responsável por atuar diretamente no cumprimento dos processos. 

No entanto, quando conectamos controladoria e controle interno, também entendemos que os dois se cruzam no momento em que o controlador jurídico precisa ser o profissional visto como responsável por treinar a equipe na prevenção de problemas. 

Ou seja, o controlador precisa assegurar que sejam tomadas medidas de educação e conscientização dos membros da equipe para evitar situações como o caso de vazamento de dados ou fraudes.

É importante salientar que o advogado é responsável por qualquer documento falso ou adulterado que seja juntado aos processos administrativos ou judiciais.

Portanto, desde que o profissional consiga provar o contrário, ele será responsabilizado no caso de documentos falsificados. 

Por essa razão, a controladoria do escritório jurídico – por mais que não seja a responsável pelo vazamento das informações falsas, por exemplo – tem o objetivo de garantir que toda a equipe receba as mesmas informações por meio de treinamentos específicos. 

Esse trabalho de educação é extremamente relevante para o escritório como um todo. Afinal, somente com esses processos bem detalhados que pode-se evitar problemas maiores para o negócio.

Questões relacionadas a vazamentos ou fraudes mancham o histórico de um escritório e colocam em risco contratos e a confiabilidade com relação aos clientes. 

Qual é o objetivo do controle interno?

Entre os cargos da controladoria e controle interno, existe a figura do Revisor de Peças (ou controle de qualidade). 

Esse profissional está relacionado diretamente ao controle interno. Afinal, sua presença no escritório de advocacia se faz necessária para fazer uma análise integral ou parcial sobre todos os processos perdidos.

Ao conferir, um a um, os processos, o revisor de peças consegue estabelecer padrões a partir dos erros encontrados. 

E, no caso de identificar omissões ou padrões de equívocos, o controle de qualidade pode acionar o controller e o time que realiza o controle interno para apresentar o relatório e auxiliar na tomada de decisões a respeito do que acontece nos processos perdidos pelo escritório. 

Aliás, essa mesma visão detalhada sobre quais os erros mais comuns que o escritório está cometendo precisa ser levada para os cargos mais altos do negócio. 

Consequência disso é a forma como os sócios vão direcionar controladoria e controle interno na mudança de planejamento, nos ajustes necessários e atribuições para impedir que novos erros nos processos aconteçam. 

Riscos minimizados pelo controle interno

O controle interno minimiza riscos muito importantes relacionados aos procedimentos, gestão e segurança, tanto dos funcionários do escritório como, também, nas relações de troca com clientes e fornecedores. 

Quando há um controle interno rigoroso, os riscos de falhas diminuem consideravelmente e, representam ganhos como:

• Redução do risco organizacional;
• Melhora nos processos de comunicação;
• Redução de custos gerais do escritório;
• Oferecimento de uma cultura organizacional focada em segurança;
• Aumento da credibilidade dos clientes internos e externos.

Em resumo, estes são apenas alguns dos pontos de benefícios que um controle interno leva para o escritório de advocacia como um todo. 

Quais são as principais ferramentas da controladoria?

Depois de entender mais sobre quais as atribuições da controladoria e controle interno, este é o momento de identificar como colocar em prática tantas ações importantes para o negócio. 

Somente a partir do uso de ferramentas e softwares jurídicos é que o trabalho da controladoria consegue se tornar efetivo no acompanhamento de tudo o que acontece no escritório. 

Por exemplo, uma das funções da controladoria é conectar todas as áreas do negócio e fazer relatórios para a gestão que dêem a visão completa sobre tudo o que acontece nos setores. 

Para ter acesso aos dados do que cada um dos times, – do financeiro ao atendimento, passando pelo jurídico –, estão fazendo, a tecnologia é essencial. 

Se o controller e a equipe da controladoria precisassem buscar um a um os profissionais para obter resultados, certamente esse trabalho seria moroso. Além disso, certamente erros de processos manuais seriam encontrados. 

Além do mais, os dados disponibilizados em um software jurídico dão a confiabilidade necessária para que o controller possa apresentá-los com segurança para sócios e cargos de liderança. 

Isso porque a inteligência artificial aplicada às ferramentas assegura que o cruzamento de informações acontece de maneira correta e confiável. Ou seja, é possível – e totalmente recomendável – tomar decisões com base nos dados obtidos pelo software jurídico. 

Documentos disponibilizados no software jurídico

Outra recomendação importante que conecta controladoria e controle interno está na relação da organização dos documentos dos processos. 

Ter a certeza de que essa documentação está segura, disponibilizada em nuvem, é essencial para evitar fraudes e outros problemas com relação ao uso de documentos que apresentam erros nos processos. 

Ao utilizar um software jurídico, a área de controladoria do negócio torna-se a responsável por garantir que todos os documentos sejam digitalizados. 

Aliás, a partir desta ação o escritório dá saltos enormes com relação à sua confiabilidade e atendimento com os clientes. Isso acontece porque, desde que seja utilizado um software confiável, todos os documentos estarão armazenados em segurança.

Um cenário muito diferente daquele em que, sedes físicas dos escritórios de advocacia tornavam-se visualmente desorganizadas por causa das inúmeras pilhas de papel. 

Clientes da ADVBOX, por exemplo, encerram de vez esse ciclo de papelada por todos os lugares. Com o uso da ferramenta, todos os documentos digitalizados são colocados em segurança na nuvem.

Na prática isso significa que os acessos às informações são seguros e podem ser feitos por pessoas autorizadas em qualquer lugar do mundo.

Ou seja, garantia de confiabilidade e agilidade para encontrar as informações de cada processo, independentemente de  onde o advogado está localizado. 

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Controladoria e controle interno precisam existir em escritórios de advocacia com o foco de minimizar problemas que podem aparecer pelo caminho. 

E, para dar o passo inicial neste controle rigoroso, o software jurídico da ADVBOX é a ferramenta perfeita. Com nosso sistema, advogados e equipes de controladoria acompanham tudo o que acontece no escritório. 

Aliás, nossos dashboards levam as informações mais relevantes para os times a partir de poucos cliques. Isso se traduz em agilidade e confiança para solucionar os problemas e identificar oportunidades de melhorias para o negócio como um todo. 

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