Controladoria Digital 4.0: o que você precisa saber sobre esse tema?

Agilidade e dados precisos. Essas são as regras de um mercado cada vez mais competitivo e, no caso da advocacia, não é diferente. Nesse cenário que precisamos falar sobre a controladoria digital 4.0.

Integrar processos, fazer uma gestão eficiente, focada em performance e resultados vai além de uma estrutura que contemple pessoas e tecnologia. Afinal, é essencial que esses dois pontos estejam conectados por recursos inteligentes. 

Nesse conteúdo vamos detalhar como a controladoria digital 4.0 pode levar o seu escritório de advocacia a outros patamares. Tornando ainda mais competitivo com relação aos concorrentes e saindo na frente do mercado de forma global.  

Aliás, um planejamento focado em processos que levam para uma dinâmica de negócios na área jurídica focados nos clientes e suas necessidades atuais, vão revolucionar a advocacia nos próximos anos. 

Se o seu escritório ainda não incluiu no planejamento um setor de controladoria digital 4.0, entenda nesse conteúdo como começar essa mudança. 

Vamos juntos?

Controladoria digital 4.0 e a controladoria jurídica

Antes de falar sobre a controladoria digital 4.0, é importante explicar sobre o que é a controladoria jurídica e como esses dois conceitos se conectam. 

Em resumo, a controladoria jurídica pode ser considerada a espinha dorsal de um escritório de advocacia. É por meio desse departamento que todas as áreas do negócio se conectam. 

O controller – pessoa responsável por gerenciar a controladoria – tem o papel de integrar áreas, estabelecer processos e realizar a gestão completa. 

Assim como também é função da controladoria reunir os dados que correspondem a todas as áreas para reportar à diretoria e sócios sobre como está o andamento geral do escritório. 

Por essas razões que, uma área de controladoria para ser estratégica, precisa contar com recursos tecnológicos.

Somente com a utilização de ferramentas que auxiliem na visão geral do escritório é que os relatórios e entendimento sobre os processos ganham ainda mais confiabilidade nos resultados. 

Ter dados seguros é essencial para o trabalho da controladoria. Afinal, somente com as informações precisas é que torna-se possível tomar decisões assertivas com base no que os números apresentam. 

Aliás, são os dados apresentados pela controladoria que podem ser decisivos para que gestores mudem planos ou reformulem as estratégias que serão aplicadas no negócio. 

Controladoria digital 4.0

E é a partir desse cenário que surge a controladoria digital 4.0. Talvez você esteja imaginando que a controladoria digital se resuma em utilizar uma ferramenta, um software jurídico para apoiar o trabalho do controller. 

Esse pode ser o primeiro passo importante para esse trabalho. No entanto, somente a utilização de um sistema não resume a controladoria digital 4.0. A atuação deste departamento precisa torna-se estratégica. 

Isso significa ir além na utilização da ferramenta com o objetivo de:

• Transformar os dados em inteligência e resultados;
• Tornar o escritório digital;
• Realizar ações para aumentar a produtividade das equipes. 

Desde o início da pandemia, o tema de escritórios digitais ganhou ainda mais força. Por exemplo, a possibilidade de contratar equipes que atuam a partir de diferentes cidades, abre a possibilidade para o escritório contar com profissionais ainda mais estratégicos. 

Por outro lado, esse mesmo benefício pode se transformar em um desafio caso o negócio ainda não esteja completamente digital. 

Processos, informações dos clientes, documentos precisam estar disponíveis na nuvem para que o trabalho se torne completo. 

Para que um escritório seja considerado digital, é importante que todos os seus processos e gestão: desde a divulgação dos serviços, até a contratação e atendimento dos clientes aconteça de maneira online. 

Nenhuma etapa pode ficar por fora, exigindo a presença física. Incluindo, também, o controle financeiro. Por essa razão é que a controladoria digital 4.0 precisa ser colocada em prática. 

Mensuração de produtividade

Uma das atribuições mais importantes da controladoria digital 4.0 é distribuir tarefas e acompanhar a produtividade das equipes. Incluindo, por exemplo, times que atuam de maneira remota. 

Por essa razão que a tecnologia precisa ser utilizada de maneira que contribua com a extração de dados inteligentes para conseguir determinar se há equipes sobrecarregadas e outras com menos demandas. 

Essa transformação da controladoria digital 4.0 permite ao controller um acompanhamento no detalhe sobre cada uma das ações que estão sendo tomadas dentro do escritório. 

Por exemplo. Por meio dos dados dos relatórios a controladoria verificou que um dos grandes motivos para a perda de processos no escritório está relacionado aos prazos. 

Sabendo desse cenário, o controller pode verificar e receber alertas sobre datas e prazos que estão chegando ao fim. Ou seja, o profissional toma uma ação a partir de determinado gatilho.

O objetivo, nesse caso, é impedir que o escritório tenha problemas com seus clientes relacionados à perda de prazos fatais. 

Ao verificar que algum prazo está sendo descumprido ou uma tarefa corre o risco de atrasar a entrega, a equipe da controladoria digital 4.0 pode buscar o advogado e oferecer suporte e entender o que está motivando determinada situação. 

Gerenciamento com a metodologia Taskscore

O cenário que trouxemos no exemplo anterior reflete exatamente o que a ADVBOX leva para seus clientes. O software jurídico desenvolvido pela empresa tem como propósito tornar as equipes muito mais eficientes e produtivas. 

A metodologia exclusiva da ADVBOX permite que cada uma das atividades distribuídas pela controladoria para os advogados ganhe uma pontuação. Quanto mais pontos, mais importante a ação. 

Por meio do acúmulo dos pontos os advogados podem ser beneficiados com incentivos do escritório para a participação de cursos, horas de folga ou outras estratégias de estímulo à produtividade da equipe. 

Foco no resultado para o cliente

No início deste conteúdo destacamos que a controladoria digital 4.0 tem como objetivo atender às novas formas dos clientes de contratarem serviços de advocacia. 

Por exemplo, ao contrário da controladoria antiga, focada em escritórios físicos e presenciais, a versão digital 4.0 está muito mais focada nos padrões de atendimento ao cliente. 

Em resumo, isso significa, na prática, melhorar os métodos de comunicação, tornando-os mais eficientes, além da proteção de dados e informações. 

Aliás, sabe-se que os clientes estão cada vez mais exigentes e, as novas gerações, que agora começam a contratar serviços de advocacia, têm expectativas de atendimentos e resoluções de seus problemas com muito mais agilidade e precisão. 

Por essas razões que as trocas entre advogado e cliente precisam ser estratégicas e eficientes, com o objetivo de manter todas as partes muito bem informadas a respeito do que está acontecendo com relação a cada processo. 

Inteligência conectada aos resultados

Para que o seu escritório de advocacia seja visto e tenha uma controladoria digital 4.0 é determinante que ações sejam tomadas a partir dos dados oferecidos pelo software jurídico. 

Aliás, é importante ressaltar que um dado sozinho não nos diz muito. É preciso que ele esteja inserido em um contexto para que as decisões sobre ele sejam tomadas de maneira assertiva. 

É aqui que entra uma outra etapa da controladoria digital 4.0 com a utilização de recursos de Business Intelligence (inteligência de negócios, em português). 

Provavelmente você já ouviu falar em BI. Caso ainda tenha dúvidas, em resumo, essa ferramenta permite que todas as informações do escritório de advocacia sejam analisadas com a ajuda dos recursos de inteligência artificial. 

A leitura feita pelo BI reúne de maneira eficiente as milhares de informações que compõem o escritório de advocacia. 

Realizar esse trabalho de forma manual seria praticamente impossível, além de tomar muito tempo do time de controladoria e aumentar – e muito – o risco de erros. 

E, neste caso, as inconsistências das informações são ainda mais graves, afinal, o planejamento do escritório depende dos resultados reais sobre o que acontece em cada uma das áreas mapeadas. 

A integração das informações leva o seu escritório para a máxima potência quando falamos em planejamento estratégico, tomada de decisões em tempo real e organização de processos. 

Um escritório de advocacia que investe em uma controladoria digital 4.0 ganha em:

• Eficiência no atendimento aos clientes;
• Redução de custos;
• Fortalecimento da marca, colocando o escritório em uma visão inovadora;
• Atração de talentos da advocacia e redução da rotatividade;
• Redução de erros em processos.

Comece agora mesmo a transformar o seu escritório de advocacia

Depois de compreender como tornar o seu escritório de advocacia muito mais eficiente por meio da controladoria digital 4.0, o momento é de colocar em prática toda essa estratégia focada na eficiência. 

O software jurídico da ADVBOX  foi desenvolvido com a proposta de tornar a sua presença digital escalável e com resultados assertivos. 

Com a ferramenta de Business Intelligence da ADVBOX todos os dados do escritório chegam à controladoria digital 4.0 de forma imediata. Prontos para que as definições do negócio sejam realizadas com muito mais assertividade. 

Por isso, acompanhe a produtividade das equipes, a área financeira e o atendimento jurídico em uma única ferramenta. 

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