Conheça as ferramentas de gestão de contrato e melhore a eficiência do seu escritório

Mesmo para quem compreende, utiliza e pratica diariamente a advocacia, a área jurídica pode ser desafiadora e, quando envolve a coordenação de contratos de diversos clientes, o trabalho é dobrado. Por isso é essencial conhecer as ferramentas de gestão de contrato.

Hoje, grande parte das áreas trabalhistas já lidam com a inserção da tecnologia em seu dia a dia e, no campo jurídico, não poderia ser diferente.

Dessa forma, com o intuito de tornar os processos de gestão de acordos mais automatizados criaram-se softwares específicos para essa função.

Esse é só o começo da Era da Advocacia 4.0 e ainda há muitas novidades por vir, mas não vamos nos adiantar.

Antes de tudo, vale a pena entender o que são as ferramentas de gestão de contrato e como elas podem ajudá-lo no seu dia a dia laboral, veja.

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão de contrato são um sistema projetado para ajudar escritórios a gerenciarem seus contratos de forma mais eficiente.

Essas ferramentas podem ser usadas para gerenciar contratos com clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios, afinal, a gestão de contratos é uma tarefa crucial para qualquer banca jurídica.

Os contratos podem ser complexos e abrangentes, com muitas cláusulas e termos que precisam ser monitorados e cumpridos. Assim, sem uma gestão adequada, o escritório pode enfrentar riscos legais, financeiros e reputacionais significativos.

Como fazer a gestão de contratos?

Essas ferramentas são cruciais para tornar essa gestão simples e controlável.

Isso porque elas permitem que os escritórios gerenciem seus contratos de forma mais eficiente, automatizando as muitas tarefas que são recorrentes no dia a dia profissional. 

Em resumo, os softwares de gestão de contrato são uma ferramenta valiosa para qualquer organização que precise gerenciar vários contratos com clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios. 

Afinal, eles ajudam os escritórios a economizar tempo e dinheiro, reduzir riscos e melhorar a eficiência e transparência nos processos de gestão de contratos.

Um passo a mais rumo à integração entre Direito e tecnologia.

Qual o objetivo da gestão de contratos?

Não é por acaso que as ferramentas de gestão de contrato sejam conhecidas como facilitadoras.

Afinal de contas, elas são projetadas para automatizar muitas das tarefas associadas ao monitoramento de contratos, o que pode economizar tempo e reduzir riscos legais e financeiros. 

Não sabe como os softwares de gestão podem auxiliar o seu escritório? Nós te ajudamos a entender.

A seguir, apresentamos alguns dos principais benefícios dessas ferramentas. Confira!

1. Economia de tempo

Uma das principais vantagens das ferramentas de gestão de contrato é a otimização do tempo útil do seu escritório.

Isso porque elas são usadas para automatizar tarefas manuais administrativas, como o rastreamento de prazos, gerenciamento de renovações e aditivos e monitoramento do desempenho de fornecedores. 

Não são apenas uma solução administrativa, mas também operacional.

Ou seja, os softwares permitem que sua equipe dedique mais tempo a outras tarefas, melhorando a gestão de produtividade.

2. Redução de riscos legais e financeiros

Gerenciar contratos pode ser uma tarefa complexa e que envolve riscos legais e financeiros.

Então, como automatizar esse processo com segurança?

Com as ferramentas de gestão de contratos!

Criados para ajudar na redução dos riscos contratuais, essas ferramentas permitem que o gestor monitore prazos, cláusulas e termos com mais facilidade e eficiência.

Além disso, elas auxiliam na prevenção de atrasos, evitando multas e penalidades associadas a violações de contrato.

3. Melhor colaboração entre equipes

A gestão de contratos muitas vezes envolve várias equipes e departamentos dentro do mesmo escritório. Essa realidade pode tornar o compartilhamento de informações em uma tarefa desafiadora.

A melhor solução para isso é a implementação de uma ferramenta de gestão contratual.

Com ela, é possível que todos os membros da equipe realizem alterações dentro de um mesmo contrato, centralizando as informações e potencializando se compartilhamento.

4. Maior transparência

Uma das grandes qualidades das ferramentas de gestão é maximização da transparência nos processos.

Isso se deve ao fato de que o software mantém registros de todas as alterações feitas em um contrato, bem como garante que as cláusulas e termos sejam cumpridos. 

Um benefício de via dupla, já que todos os envolvidos são auxiliados.

Desse modo, todas as partes envolvidas em um contrato estão sempre cientes de suas obrigações e responsabilidades.

5. Melhor controle de custos

Outra vantagem de contar com essas ferramentas é a melhoria no controle dos custos associados à gestão de contratos.

Com elas é possível identificar quais contratos são mais caros ou complexos e onde seu escritório pode economizar dinheiro. 

Além disso, as ferramentas de gestão de contrato também são eficientes na identificação de novas oportunidades contratuais. Por exemplo, na renegociação de contrato com fornecedores e clientes.

Quais são as cinco ferramentas de gestão?

Exatamente por ser uma tarefa muito importante, a administração de contratos é demorada e complexa.

Felizmente, há uma variedade de softwares disponíveis no mercado que podem ajudar a simplificar o processo e garantir que tudo esteja em ordem.

A seguir, apresentamos alguns deles, confira!

1. DocuSign

O DocuSign é uma das ferramentas mais populares do mercado.

Ele permite que os escritórios criem, enviem, assinem e gerenciem contratos eletronicamente, eliminando a necessidade de imprimir, assinar e enviar documentos físicos.

Com esse software, os usuários podem carregar contratos, adicionar e enviar campos de assinatura, monitorar o status e arquivar automaticamente os documentos assinados.

Além disso, ele oferece recursos de segurança, como a verificação da identidade dos signatários e o registro de trilha de auditoria.

2. ContractWorks

Como outra opção, também tem o ContractWorks.

Usada por escritórios de diferentes tamanhos, ele oferece recursos de gerenciamento de contratos de ponta a ponta, incluindo criação, revisão, aprovação, assinatura e monitoramento.

Com essa ferramenta, os usuários podem configurar alertas de renovação, rastrear prazos de vencimento e gerar relatórios personalizados para análise. Ela também oferece recursos de colaboração, permitindo que várias pessoas trabalhem em um contrato simultaneamente.

3. Agiloft

O Agiloft é uma plataforma para advocacia personalizada para atender às necessidades específicas de cada escritório.

Ele oferece recursos avançados de fluxo de trabalho e automação, permitindo que os usuários criem e gerenciem contratos com eficiência.

Com o Agiloft, os usuários podem configurar fluxos de trabalho para automatizar tarefas como a criação de contratos, solicitações de aprovação e renovações automáticas.

4. ContractSafe

O ContractSafe oferece recursos de gerenciamento de contratos em nuvem, permitindo que os usuários acessem e façam a gestão dos seus contratos a partir de qualquer lugar.

Com esse software, os usuários podem carregar contratos, adicionar metadados para facilitar a pesquisa e definir alertas para prazos de vencimento.

Ele também oferece recursos de OCR (Optical Character Recognition), permitindo que os usuários digitalizem e pesquisem texto dentro dos documentos em PDF e imagens.

5. Icertis

Por fim, temos o Icertis.

Essa é uma plataforma de gestão baseada em nuvem que oferece recursos avançados de gerenciamento de contrato.

Ela permite que os escritórios criem, gerenciem e monitorem seus contratos de forma eficiente, com recursos de fluxo de trabalho e automação para simplificar o processo.

Qual melhor programa para fazer contrato?

É importante dizer que não existe uma resposta certa e ideal para todos os escritórios, afinal tudo dependerá das características específicas de cada um.

Porém, vale lembrar que, ao escolher uma ferramenta de gestão de contrato, é importante considerar alguns fatores como:

• Identifique as necessidades do seu escritório: O primeiro passo é entender o que precisa. Para isso, vale avaliar os processos internos relacionados, bem como os principais desafios enfrentados, como, por exemplo, a quantidade de contratos, o volume de documentos envolvidos, os prazos e datas de vencimento;
• Avalie as funcionalidades das ferramentas disponíveis: Há diversas ferramentas, cada uma com suas particularidades. Por isso, é importante avaliar cada uma e verificar se as suas funcionalidades estão alinhadas às necessidades do seu escritório;
• Considere a facilidade de uso e a interface da ferramenta: Outro ponto a ser considerado é a facilidade de uso da interface da ferramenta. A gestão de contrato pode ser uma atividade complexa, e é fundamental contar com uma ferramenta que seja intuitiva e fácil de usar;
• Verifique a segurança da ferramenta: A gestão de contrato envolve informações confidenciais e sigilosas, por isso é fundamental contar com uma ferramenta que ofereça segurança e proteção aos dados, como a criptografia, controle de acesso, backups automáticos, entre outros;
• Avalie o suporte oferecido pela empresa fornecedora: Por fim, é importante avaliar o suporte oferecido pela empresa. Assim, verifique se há suporte técnico eficiente e rápido, além de treinamentos e capacitações para os usuários. 

Ao seguir essas dicas, você estará mais preparado para escolher a tecnologia em gestão de serviços jurídicos certa para o seu escritório.

Lembre-se de que essa escolha pode fazer toda a diferença na eficiência e na segurança dos processos de gestão de contrato do seu escritório.

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