Como ter uma controladoria jurídica de qualidade?

Muitos escritórios desejam saber como ter uma controladoria jurídica de qualidade. Alguns advogados já compreenderam que implementar esse setor melhora a gestão do escritório e diversos outros aspectos na rotina dos profissionais.

A controladoria deve ser vista como um investimento que, quando bem planejado, pode trazer bons resultados para a banca, inclusive financeiros. 

Mas, como ter uma controladoria jurídica de qualidade? Como implementá-la na prática? Acompanhe a leitura e entenda os passos que você precisa dar para alcançar esse objetivo!

Qual a relação entre a controladoria jurídica e o Direito 4.0? 

Antes de entender a relação entre a controladoria jurídica e o Direito 4.0, é interessante compreender brevemente sobre cada tema.

Direito 4.0

O Direito 4.0 é a fase em que a advocacia funciona com a forte presença do meio digital. Essa é a era do Direito que nasceu com a quarta revolução industrial. Logo, estão presentes ferramentas como: inteligência artificial, big data, internet das coisas, marketing digital, dentre outras. 

Nessa nova fase, o advogado consegue otimizar seu trabalho, realizá-lo de maneira mais ágil, atender clientes apenas pela internet, analisar dados rapidamente e contar com ferramentas poderosas para realizar toda a gestão do escritório. 

Controladoria jurídica 

Por outro lado, a controladoria jurídica é o setor responsável pelas atividades operacionais e técnicas do escritório de advocacia. As funções que esse departamento possui são, por exemplo: direcionamento de tarefas, monitoramento de atividades, lançamento de documentos, organização de fluxos de trabalho, dentre outras. 

O objetivo dela é dar suporte ao fluxo de trabalho dos advogados, realizando todas as atividades operacionais para que esses profissionais possam se dedicar exclusivamente às atividades inerentes à advocacia. 

E qual a relação existente entre os dois? 

A controladoria se tornou fundamental nos últimos anos por diversos motivos. Atualmente, a concorrência vem aumentando cada vez mais. Os escritórios perceberam que não podiam mais realizar certos serviços manualmente. Além disso, a produtividade se tornou fator determinante para definir se o negócio será promissor ou não.

É daí que surgiu a necessidade das controladorias jurídicas. Esse setor não melhora apenas a produtividade dos profissionais, mas também contribui para que os sócios tomem decisões mais maduras em relação ao negócio.

Isso porque é a controladoria que trabalha com os dados do escritório e pode fornecê-los caso sejam necessários. 

Além disso, é esse setor que atua diretamente com o software jurídico do escritório, de modo a otimizar toda a sua gestão. 

Por esse motivo, a controladoria jurídica é um setor essencial que surge como uma solução para os escritórios se atualizarem e operarem conforme o Direito 4.0. 

Por que ter uma controladoria jurídica no escritório?

Esse departamento fortalece todo o trabalho dos advogados, permitindo uma prestação de serviços estratégica, inovadora e lucrativa. 

Ainda, o setor pode reduzir os riscos nas operações e na execução de tarefas de cada profissional. 

A controladoria jurídica não conflita com a advocacia. Pelo contrário, ela dá todo o suporte que os advogados precisam – inclusive em diversas fases – desde o atendimento ao cliente até na atuação dos processos já judicializados. 

Outro aspecto importante é que ela consegue otimizar a atuação dos profissionais, diminuindo o tempo desperdiçado, aumentando a produtividade e criando oportunidades. Dessa forma, o advogado consegue entregar um atendimento cada vez mais personalizado e eficiente.

O dia a dia do advogado é muito corrido. Realizar as atividades que não estão diretamente relacionadas à advocacia pode tomar muito tempo do profissional. Elas são fundamentais para o andamento do negócio, mas poder delegá-las à controladoria é muito mais lucrativo.  

A controladoria potencializa a gestão de prazos judiciais, o protocolo de processos e o cadastro de dados de clientes. Por lidar com os dados do escritório, consegue auxiliar no planejamento de estratégias para retenção e atração de clientes, dentre diversos outros fatores.

Como ter uma controladoria jurídica de qualidade?

A controladoria precisa ser eficiente para conseguir manter todo o escritório produtivo e lucrativo. Veja as dicas abaixo para montar um setor de controle capaz de elevar sua advocacia para um alto nível!

Contrate bons profissionais

O primeiro passo é contar com profissionais capacitados para compor o setor da controladoria. E quais são eles? De modo geral, é essencial ter um gestor, um assistente e um corpo operacional.

O controller jurídico é o gestor de toda a controladoria. Ele precisa ter formação em Direito, OAB ativa e conhecimentos em gestão. Suas funções são, por exemplo: delegação de tarefas, liderança de equipe, metrificação de resultados, orientação de equipe, dentre outras. 

O assistente, por sua vez, precisa ter conhecimento sobre o funcionamento dos escritórios de advocacia. Existem bancas que contratam um advogado ou um auxiliar administrativo para essa função. 

Já os funcionários que farão parte do corpo operacional da controladoria precisam ter conhecimento em rotinas administrativas e noção básica de Direito. Podem ser assistentes administrativos ou estagiários de Ciências Jurídicas. 

Estabeleça metas 

É importante conversar com a equipe da controladoria e estabelecer metas. Até porque, se você não disser quais são seus objetivos, eles não saberão o motivo de estarem atuando na sua banca. 

As metas dão um norte para os profissionais identificarem o que precisam fazer e avaliar se o que estão realizando é suficiente ou não para atingir o resultado desejado. Além disso, funcionam como parâmetros para que eles atuem motivados.

Mantenha-se em constante contato com o setor

Após criar a controladoria jurídica, é essencial manter um contato constante com esse setor. Você precisa entender o trabalho de cada um dos integrantes do grupo. 

Além disso, precisa conversar para reajustar metas, verificar se eles estão alcançando os objetivos acordados e se possuem informações ou orientações importantes para repassar aos advogados. 

Ter uma boa comunicação entre todos é fundamental para que o trabalho seja exercido de forma clara, concisa e sem erros.

Tenha um bom software jurídico

Diversos escritórios contam com um software jurídico para realizar a gestão do escritório, analisar a produtividade dos colaboradores, controlar os prazos judiciais, otimizar o atendimento ao cliente, verificar a carteira de contatos, processar dados do escritório, entre outras funções. 

A ferramenta permite que a controladoria realize um trabalho de qualidade, de modo a melhorar o escritório como um todo. Ela impede erros, os quais são muito comuns em processos manuais. Por isso, escolha uma ferramenta completa, eficiente e que seja atualizada constantemente. 

O software da ADVBOX, inclusive, pode ser a solução mais eficiente para o seu negócio. Basta conferir as vantagens dele.

Quando contratar uma controladoria jurídica?

Se você quer se destacar da concorrência, ter um dia a dia mais otimizado e conseguir atrair mais clientes, a controladoria pode ser uma solução. 

Contrate uma quando entender que possui os recursos financeiros necessários e perceber que já não é mais possível realizar as tarefas acessórias sem atrapalhar o fluxo de processos prioritários do escritório.

Agora você sabe como ter uma controladoria jurídica de qualidade. Aproveite as dicas e comece a planejar esse departamento para poder alcançar melhores resultados e ter um negócio que cresça de forma rentável! 

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