‘André Luis Advocacia’ tem total controle do escritório com a ADVBOX

André Luis, 29 anos, é formado há 4 anos, e atua como gestor no escritório André Luís Advogados Associados. Ele é especialista em Direito Tributário, trabalha também com Direito Civil, principalmente com ações de loteamento urbano. Hoje ele tem total controle do escritório, e ainda aumentou a eficiência da equipe com a ADVBOX!

Acompanhe a Entrevista completa!

O advogado gosta muito do que faz, mas hoje possui uma agenda bem  atripulada, pois formou a sua equipe recentemente. Ele chega no escritório em torno das 9h30. Conversa com os colegas para ver as dificuldade de cada um. E em seguida olha o ADVBOX para verificar quais são as tarefas do dia. Logo depois, André Luis, fala com cada profissional do escritório em separado para definir as prioridades da equipe.

André Luis ainda atua em todas as áreas do escritório, fazendo o atendimento, a gestão financeira, orientando a equipe e ajudando a todos no que for preciso. Para o gestor, a rotina perfeita seria poder trabalhar 6 horas por dia. Priorizando a supervisão dos prazos e o atendimento e captação de novos clientes.

O que impede o advogado hoje de ter a sua rotina ideal é o fato da sua equipe ter sido formada recentemente. Mas, ele espera que em um futuro próximo possa ampliar os seus resultados.

“Não tenho a mão de obra suficiente hoje para me liberar totalmente da parte técnica. Os meus colaboradores ainda precisam muito da minha orientação para conferir os trabalho a ser desenvolvidos”.

Dificuldades iniciais com o sistema

No início do uso da Plataforma, a equipe teve dificuldade em alimentar o sistema a partir dos dados que já tinham, salvos em outros arquivos. Por exemplo, o sistema Financeiro do escritório erea alimentado através de planilhas de Excel, mas a advocacia digital, ampliou os horizontes dos advogados.

“Com a ADVBOX,  a gente tem a possibilidade de tornar cada processo o seu próprio centro financeiro. Estamos explorando isso”, afirma.

Após 3 meses de uso a equipe de André Luis já estava totalmente integrada ao sistema e trabalhando com naturalidade, o que trouxe grande satisfação para todos.

“Quando nós atingimos a configuração completa do sistema, trouxe muita segurança, foi bastante satisfatório porque a gente aumentou a nossa eficiência. Com certeza isso traz para nós satisfação”.

ADVBOX melhora o controle de prazos fatais!

No escritório, os advogados utilizam bem o controle de prazos fatais. André Luis criou o próprio método de controle. Colocando um prazo para execução e um prazo para conclusão sempre uns dois dias antes dos prazos fatais, o que trouxe mais segurança ao escritório!

“Melhorou bastante o controle com a ADVBOX porque consigo visualizar e cobrar o controle do prazos de forma mais eficiente. Eu não preciso ter uma agenda física. E eu tenho a segurança de saber que o meu colaborar já está atualizado a respeito daquele prazo”. 

Gestão de Tarefas torna equipe mais eficiente!

José Luis criou um mecanismo próprio para a delegação de tarefas. E a fórmula dão certo, que está aumentando a eficiência da sua equipe.

“Eu mapiei as principais tarefas do escritório e divide em níveis de complexidade. “Fácil, Normal,  e difícil. Para cada um dessas tarefas eu atribuo uma pontuação específica. Para que eu possa monitorar melhor a produtividade”, afirma o gestor, que continua. “A pessoa que é responsável pela controladoria das tarefas é ela que vai determinar se para aquele colaborador a tarefa está fácil, média ou difícil. Não tem o nível da tarefa em si, mas o nível do colaborar para executar aquela tarefa”.

A equipe utiliza a ferramenta sem reclamações e José Luis, já sentiu os resultados positivos da implementação. “Aumentou muito a eficiência da equipe com a ADVBOX. Estou satisfeito com a produtividade”, comemora.

O gestor ainda não monitora a partir da ferramenta a produtividade de todos, mas ele tem a  segurança de examinar os dados da ADVBOX quando necessário, conforme explica.

“Hoje por exemplo, eu tava precisando ver o desempenho de um colaborador e eu parei para me orientar a partir do desempenho na ADVBOX”.

Por ter iniciado a Gestão de Tarefas a pouco tempo, o gestor ainda não implantou o sistema de recompensas para quem tiver mais pontos. Mas, em um futuro próximo, quer oferecer bonificações para os colaboradores que tiverem melhor desempenho.

Financeiro sob controle

Já o Financeiro da ADVBOX chegou para dar mais tranquilidade e precisão para o escritório, como explica o gestor.

“A partir de quando nos começamos a usar a ADVBOX consegui ter a informação precisa de crédito e débitos”. 

O advogado ainda faz o monitoramento do número de processos, pela ADVBOX. E, assim consegue ter o controle do escritório como um todo.