Os desafios da organização de um escritório
Com a gradual adesão ao meio digital, os escritórios de advocacia têm adaptado as suas rotinas do ambiente físico para o cenário virtual, através da organização de tarefas, documentações, processos e afins.
A chegada do Covid-19 foi um desafio para muitos, pois forçou diversos negócios a adotarem de uma vez por todas a tecnologia e os hábitos descritos acima. Porém, nem sempre é fácil se acostumar a gerir as atividades digitalmente que anteriormente eram totalmente realizadas de maneira manual.
Uma das maiores dificuldades é centralizar os diversos afazeres de uma rotina jurídica em uma única ferramenta. Como mencionado, gerenciar um escritório requer organização de inúmeras responsabilidades simultâneas, podendo resultar em uma imensa desordem e perda de eficiência.
Se tratando do contexto virtual, utilizar inúmeros sistemas pode fazer com que um negócio perca a sua eficiência, portanto, é necessário ter muita estratégia e assertividade ao escolher quais recursos utilizar para controlar a sua rotina.
Os Softwares Jurídicos
Com o intuito de auxiliar profissionais do direito a otimizar e centralizar as suas atividades diárias em um único local, o mercado desenvolve e comercializa os Softwares Jurídicos. Eles possuem diversas funções, como:
Um exemplo é a plataforma da ADVBOX, que possui diversos recursos únicos. Um dos principais é o menu de Pontuação por Tarefas, também conhecido como TaskScore.
- Gestão de Casos e Processos;
- Relatórios;
- Integração com Sistemas Judiciais;
- Comunicação com Clientes;
- Controle de Faturamento;
- Gestão de Documentos;
- Agenda e Prazos;
- Modelo de Peças Processuais;
- Etc.
A estratégia foi desenvolvida para aumentar a produtividade dos funcionários e funciona da seguinte maneira: os CEOs do escritório atribuem pontos às atividades desempenhadas pelos funcionários no dia a dia. À medida que as tarefas são concluídas, os trabalhadores acumulam pontos. O software então gera automaticamente um gráfico de desempenho. Ao final do mês, tanto os gestores quanto os colaboradores podem visualizar a produtividade alcançada, identificando os dias de maior rendimento e as tarefas que mais pontuaram.
O responsável pela distribuição das tarefas pode assegurar que nenhum colaborador fique sobrecarregado e impede que um colaborador transfira suas demandas para outro, recebendo crédito indevido. Isso é possível porque, no sistema, as tarefas são atribuídas individualmente, garantindo assim a igualdade.
Além do TaskScore, ADVBOX conta com a integração do Google Agenda, permitindo que cada funcionário se organize e concilie suas respectivas atividades dentro e fora do sistema. Pelo menu agenda, também é possível visualizar as reuniões dos colegas, permitindo a não interrupção no fluxo de trabalho durante reuniões importantes e otimizar o dia a dia de trabalho.
A integração com o Business Intelligence também é um diferencial, uma vez que transforma dados do escritório em informações valiosas que auxiliam os gestores a tomarem decisões assertivas. Ele analisa o desempenho dos funcionários, o faturamento financeiro, a prospecção de clientes, gestão de riscos, etc.
André Beschizza Advogados
O escritório André Beschizza Advogados é um case de sucesso que implementou o sistema da ADVBOX. A adesão da plataforma gerou um grande diferencial, impactando positivamente as operações, evoluindo significativamente na gestão e na eficiência.
De maneira geral, todas áreas passaram por transformações, mas o uso do Business Intelligence se destaca pelo seu impacto. Para o profissional, esse recurso facilita a visualização das informações, permitindo metrificar a produtividade de cada membro e de cada setor do escritório, aliado ao sistema TaskScore. Isso possibilita o estabelecimento de metas realistas a serem alcançadas.
Com o auxílio do método, é possível identificar a origem dos clientes, seja através de redes sociais, indicações, atendimento presencial, entre outros. Essa ferramenta também possibilita o monitoramento do faturamento. Com base nessas e em outras informações relevantes, o doutor Beschizza pode tomar decisões assertivas, fundamentadas em dados concretos, visando o melhor para o escritório.
Além disso, outras operações se tornaram extremamente eficientes. O atendimento aos clientes foi aprimorado e o ruído na comunicação foi diminuído em função da centralização de todas as atividades em uma única plataforma, otimizando tempo. Ainda nesta toada, a aquisição de peças processuais, como contratos, documentos e afins dentro da mesma ferramenta facilita na organização interna.
De acordo com o advogado: “Introduzir a ADVBOX em nosso escritório transformou completamente nossa maneira de trabalhar. Agora, temos uma visão clara e objetiva da produtividade e desempenho de toda a equipe. Isso nos permite não só estabelecer metas mais realistas, mas também identificar oportunidades de melhoria e treinamento. Além disso, a centralização de informações e a melhoria na gestão de documentos nos tornaram mais eficientes e reduziram significativamente os erros de comunicação, permitindo que dedicássemos mais tempo ao que realmente importa: oferecer um serviço jurídico de excelência aos nossos clientes.”
A inovação tecnológica na advocacia
A evolução na advocacia, de um ambiente tradicionalmente conservador e manual para um cenário dinâmico e tecnológico é evidente. É de suma importância aderir ao cenário digital e se manter a altura competitiva.
Os escritórios de advocacia que investirem em tecnologia e inovação estarão não só acompanhando o progresso do mercado, mas também liderando. Eles se tornarão mais ágeis, informados e preparados para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades que o futuro reserva, assim como a ADVBOX e o André Beschizza Advogados.