A controladoria: funções e importância para escritórios jurídicos

Escritórios de advocacia podem enfrentar desafios importantes com relação à gestão de processos e integração das áreas. É nesse cenário que a controladoria pode ser decisiva para manter padrões e auxiliar na gestão. 

Talvez você ainda não tenha ouvido falar sobre como a controladoria pode fazer parte do crescimento de um escritório de advocacia. Mas é fato que estabelecer esse setor é fundamental para que metas e objetivos sejam cumpridos. 

Em resumo, a controladoria atua de maneira global nos escritórios de advocacia. É por meio dela que lideranças e sócios têm uma visão mais completa para a tomada de decisões mais eficientes. 

Aliás, isso só acontece porque é função da equipe que faz parte da controladoria uma análise geral de tudo o que acontece no escritório. 

Todos esses detalhes sobre como a área pode auxiliar o seu escritório a ganhar notoriedade no mercado serão debatidos neste conteúdo da ADVBOX. 

Continue lendo para descobrir:

• O conceito de controladoria;
• Quem pode trabalhar na área;
• Quais as ferramentas de trabalho para a controladoria. 

Qual é o conceito de controladoria?

Antes de falar sobre a função da controladoria em um escritório de advocacia, é importante explicar um pouco mais sobre como esse conceito surgiu. 

Em síntese, a controladoria vem a partir de um segmento da administração e contabilidade. A área costuma ser considerada o suporte das empresas e está diretamente conectada com as lideranças.

Porém, por ter o escopo de auxiliar o crescimento global dos negócios, a controladoria circula por todos os segmentos para fazer o acompanhamento em detalhe sobre o que acontece em cada setor. 

Aliás, a controladoria normalmente fica sob o comando de um profissional chamado controller. E a sua importância está no fato de que a controladoria pode otimizar tomadas de decisão. 

No caso dos escritórios jurídicos, permite que todos conheçam se o planejamento estratégico do negócio está sendo executado com excelência. 

Qual é a função da controladoria?

Como mencionamos no início desse conteúdo, a controladoria é responsável por acompanhar toda a gestão do escritório de advocacia. 

Os profissionais que atuam na área são responsáveis por uma importante integração do negócio. Isso significa acompanhar a produtividade das equipes, evitar que prazos sejam perdidos. 

Além disso, também é responsabilidade da controladoria fazer conexões com a área financeira para garantir que não há pagamentos em atraso e com o atendimento do cliente para verificar a satisfação de quem contrata o escritório. 

Em resumo, tudo o que acontece no escritório precisa, de alguma forma, ser reportado e aparecer para o time que faz parte da controladoria. 

Toda a análise da controladoria é repassada para o quadro de sócios e de lideranças para que essas equipes tomem as decisões necessárias para a evolução do escritório. 

Por outro lado, é a controladoria a equipe designada para auxiliar diretamente os advogados, evitando que os profissionais percam tempo com tarefas muito burocráticas. 

Por exemplo, em um escritório que tem um profissional responsável por intimações dentro da controladoria, pode oferecer à sua equipe jurídica um suporte em questões como:

• obtenção de documentos;
• guias de custas;
• contratação de correspondentes;
• levantamento de dados e outras informações sobre os processos. 

Ao permitir que o escritório tenha esse perfil de time na controladoria, os ganhos são certos. E isso acontece porque há um aumento de eficiência global em todos os times. 

Outra vantagem de criar a controladoria no seu escritório de advocacia está no fato de que os advogados tornam-se mais concentrados no trabalho, deixando para o responsável pelas intimações as questões mais rotineiras. 

E, por fim, a controladoria é o setor capaz de entregar uma metrificação completa com indicadores de desempenho de todo o escritório. 

Produtividade

Quando falamos em indicadores de desempenho, um dos mais importantes para a advocacia está relacionado à produtividade das equipes. 

Aliás, a falta de produtividade pode incorrer em problemas muito sérios que vão desde a perda de prazos, problemas em processos e a insatisfação dos clientes. 

É por isso que a controladoria – no papel do controller jurídico – precisa estar atenta a esse ponto. É por isso que a área deve acompanhar como está a distribuição de tarefas para cada advogado. 

Porém, para que isso aconteça, é essencial ter um recurso de tecnologia. Somente com um software jurídico a controladoria pode enxergar cada profissional de maneira individualizada. 

Clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com uma metodologia exclusiva chamada Taskscore. Com a ferramenta, o controller designa as tarefas para os advogados e determina uma pontuação para cada entrega. 

De acordo com a pontuação, o advogado sabe o que é prioridade dentro da sua lista de tarefas. Essa visão auxilia os profissionais no momento de priorizar. 

Por outro lado, aos integrantes da controladoria fica muito mais fácil entender se os advogados estão cumprindo suas tarefas nos prazos estabelecidos. E tudo isso acontece sem que o controller tenha que chamar as pessoas uma a uma para entender suas agendas. 

Ao designar os pontos, o escritório de advocacia pode premiar os profissionais que alcançam os melhores resultados a partir dos indicadores pré-estabelecidos. 

Acordos de folgas, participação em eventos jurídicos e ingressos em cursos podem ser alguns dos prêmios destacados aos advogados que cumprem suas metas a partir da metodologia. 

Por outro lado, ao time da controladoria, a visão que a Taskscore oferece garante relatórios de desempenho confiáveis e que podem ser emitidos em tempo real. 

Além disso, a segurança de incluir os dados na nuvem permite que a equipe da controladoria possa estar em qualquer lugar do mundo. 

Esse benefício é de extrema importância principalmente para gestores que desejam contratar profissionais estratégicos que, muitas vezes, não moram na mesma cidade da sede do escritório.  

Quem pode trabalhar na controladoria?

Existem diversos perfis e cargos que formam uma equipe que vai atuar na controladoria de um escritório de advocacia. 

Porém, o papel mais importante está concentrado no controller jurídico. Esse profissional não precisa, necessariamente, ter formação na área do Direito. 

Muitos controllers que atuam em escritórios de advocacia vêm de cursos como administração e contabilidade, por exemplo. 

O importante é que esse seja um profissional qualificado, com boas habilidades em:

• Comunicação com as equipes;
• Proatividade na atuação com as demandas;
• Perfil de liderança que executa;
• Conhecer regras operacionais da área do Direito;
• Ter facilidade com recursos de tecnologia. 

Todos esses pontos devem ser somados à constante profissionalização. Cursos de formação na área de controladoria são essenciais para atuar como controller em escritórios de advocacia. 

A ADVBOX, por exemplo, lançou um curso completo de Formação em Controller Jurídico, voltado para os profissionais que querem atuar nessa área. 

Os conteúdos selecionados pela ADVBOX nesse curso permitem uma formação completa e focada na eficiência dos profissionais que vão atuar no segmento. 

Aliás, se você está imaginando migrar a carreira para a controladoria jurídica, saiba que as ofertas são atrativas. Os salários podem variar de R$ 3.000 a R$ 10 mil, dependendo do escopo da função. 

Quais são as ferramentas de trabalho para o Controller?

Como mencionamos anteriormente, a controladoria exige que os profissionais estejam atentos com relação ao uso de ferramentas tecnológicas. 

Somente com o apoio da tecnologia o trabalho do controller acontece de maneira efetiva. Desde o acompanhamento da produtividade até a conexão entre as áreas, tudo precisa estar detalhado com a ajuda de um software. 

Com todos os dados colocados na nuvem, fica muito mais ágil emitir os relatórios e fazer o cruzamento das informações para que as decisões do negócio sejam tomadas. 

Os escritórios jurídicos que contam com a ADVBOX em seu dia a dia têm em mãos todos esses recursos que facilitam a rotina da controladoria. 

É importante que o controller saiba manejar todos os recursos do software jurídico. Por exemplo, organizar os acessos, controlar os usuários e gerenciar as pontuações de todos os usuários. 

Cabe também a esse profissional garantir que os processos dentro do software estão sendo respeitados e que esteja acontecendo a alimentação correta de todo o fluxo de informações.

Toda essa visão completa do sistema garante que o software cruze os dados e os entregue de maneira fácil e ágil para que a análise seja feita. 

Esses conceitos estão totalmente conectados à ferramenta de Business Intelligence (Inteligência de Negócios) que a ADVBOX também oferece aos seus clientes. 

O controller que consegue fazer a leitura eficiente do que o BI oferece ganha em produtividade e em excelência com relação às expectativas dos sócios e lideranças do escritório. 

A Controladoria e a ADVBOX 

Depois de repassar cada detalhe sobre a controladoria e a sua importância para um escritório de advocacia, chega a etapa de colocar em prática todas as conexões que fazem parte da construção de uma controladoria eficiente. 

É nesse ponto que a ADVBOX entra em cena e pode auxiliar o seu escritório a alcançar níveis de produtividade muito maiores, atraindo mais clientes e fidelizando os que já estão na sua carteira. 

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