Você sabe como implementar a Controladoria Jurídica remotamente?

A Live #FomeDeSaber teve como tema principal: Como implementar a Controladoria Jurídica remotamente?

Como montar um Escritório de Advocacia Digital?

Iniciamos a nossa Roda de Conversa com Harturo Bessa, convidado especial, relatando que o escritório digital tem 4 pilares fundamentais, sendo eles: Marketing jurídico digital para o fechamento de contratos, Automação de atendimento, Taskscore e a Controladoria Jurídica digital.

O que é a Controladoria Jurídica?

A controladoria jurídica é o setor do escritório de advocacia que atua dando todo o suporte necessário para o setor técnico. Além disso, deve garantir efetividade, qualidade, segurança e agilidade nos serviços jurídicos.

Dessa forma, a controladoria assume todas as funções não técnicas que são realizadas pelo setor técnico, deixando este concentrado nas atividades não delegáveis à controladoria, como formação de petições, audiências, entre outras.

Qual a parte mais importante da Controladoria Jurídica?

Harturo considera o diagnóstico da equipe um passo importante para uma boa implementação da controladoria jurídica digital.

Isso porque assim entende-se a ineficiências do escritório e com base nisso pode ser elaborado um planejamento estratégico, mais conhecido como engenharia de valor.

Como elaborar um plano de ação?

O plano de ação para a implementação da controladoria jurídica remota pode ser feito a partir do planejamento estratégico.

Sendo assim, nele constará os responsáveis, datas de entrega e como será o procedimento para implementar o setor de controladoria jurídica. Dessa forma, os colaboradores do escritório seguirão este plano de ação.

Implementação da Controladoria Jurídica remota

O primeiro passo deve ser a criação das responsabilidades de cada colaborador, evitando ter papéis e funções sobrepostos e lacunas, como duas pessoas realizando a mesma função ou alguma função sem delegação.

Assim, na sequência, o segundo passo deve ser a definição de um procedimento padrão para cada tipo de ação, as etapas e o passo a passo do atendimento do escritório.

Por exemplo: primeiro o colaborador faz a coleta de documentação, depois a análise do caso e em seguida a elaboração da petição inicial.

O terceiro passo deve ser a fixação de métricas relevantes para o conhecimento aprofundado do escritório.

Por fim, o quarto e último passo é a realização de avaliações periódicas, tendo em vista a importância do acompanhamento para verificação dos pontos negativos e positivos, conscientizando-se do que deve ser alterado e do que deve ser seguido.

Como mapear um problema?

Sarah Crepalde, convidada especial da Live, tem a mesma linha de pensamento que Harturo.

Sarah acredita que o mapeamento de pontos críticos coincide com o diagnóstico de equipe anteriormente citado por Harturo, considerando que existem fatos de implementação de controladoria jurídica sem eficácia.

E o por que disso tudo? Pela falta de observação do passo a passo e da capacidade de estabelecimento de cada responsabilidade, não deixando nenhuma função para trás.

Realidade da Controladoria Jurídica

Sarah conta que a realidade da controladoria jurídica muitas vezes é diferente do verdadeiro objetivo, com prescrições prontas, processos para serem incorporados e até mesmo a contra gosto da equipe.

Para uma controladoria jurídica eficaz dentro do escritório de advocacia, o ponto crítico deve ser enfrentado, assim como o tempo de desenvolvimento de cada passo e a escuta de equipe.

As informações e dados devem ser levados até o responsável para o mapeamento detalhado do setor, evitando que alguma função seja executada de forma incorreta, podendo prejudicar todo o escritório e até mesmo os clientes.

O que é a gestão de processos?

A implementação da controladoria jurídica deve vir acompanhada da metodologia de gestão de processos.

Mas afinal, o que é a gestão de processos?

Gestão de processos é a interação entre as áreas de todos os processos do escritório, ou seja, todos os setores de uma organização precisam funcionar em conjunto para que o negócio possa prosperar.

Este alinhamento deve ser feito entre processos, pessoas e a tecnologia.

O que é mais importante na Controladoria?

Para os escritórios de advocacia que já possuem o setor de controladoria jurídica e desejam fazer a transição para a controladoria jurídica digital, o que é mais importante: a revisão ou transformação do setor?

Harturo acredita que o planejamento é gradativo, devendo considerar os pontos importantes para transformação para o digital.

Exemplo: Se uma avaliação periódica constata que existem ineficiências que estão gerando prejuízo, a transformação deve ser iniciada por essas ineficiências.

O início da transformação sempre deve ser trabalhado em cima de pontos negativos, ou seja, o processo inicia por uma revisão e, ao final, a transformação ocorre.

Isso significa que a revisão e a transformação andam lado a lado.

Qualidade x Crescimento

Harturo relata que existe um entendimento de que qualidade e crescimento não são compatíveis. Contudo, é um pensamento errôneo.

Isso porque o crescimento pode ganhar escala com a inclusão de metodologias ágeis e ferramentas de gestão, como a ADVBOX. E isso também vale para a qualidade.

Sarah tem a mesma linha de pensamento, acreditando que no nosso mercado de trabalho ainda há dificuldade de reconhecer que há um padrão decisório para o Judiciário.

O que fazer para otimizar o tempo?

A controladoria jurídica é um setor que otimiza o tempo dos advogados. Os advogados devem ter atenção e tempo dedicados aos casos dos clientes em funções não delegáveis.

Isso porque os papéis funcionais da controladoria jurídica não são exigidos mão de obra de alta complexidade jurídica, aliviando os advogados para o trabalho exclusivamente técnico.

Dessa forma, o escritório pode ter uma equipe multidisciplinar, sendo ela composta por profissionais de diversas áreas.

A ADVBOX também auxilia na otimização de tempo dos advogados, por exemplo, dispondo de petições prontas com formatação, apenas devendo adaptar ao caso do cliente.

Sugestões operacionais na Controladoria Jurídica

Harturo relata que a sua primeira sugestão operacional é, novamente, o planejamento do setor e o que este engloba.

Na sequência, a adoção de um bom software jurídico, como a ADVBOX, que facilite a gestão do escritório digitalmente, incluindo as tarefas de cada colaborador e proporcionando relatórios com seus rendimentos.

A terceira sugestão é o treinamento da equipe para evitar possíveis erros.

Por outro lado, Sarah sugere a gestão do fluxo de informações, como os prazos processuais, para evitar lesar os clientes.

Acredita que isso deve ser auxiliado por um bom software jurídico de gestão, como a ADVBOX, assim como Harturo.

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