Controladoria operacional em escritórios de advocacia

Ter uma controladoria operacional é a maneira mais eficaz de garantir o sucesso da sua produção jurídica. No entanto, como atingir esse patamar de excelência?

Antes de responder a essa pergunta é importante lembrar que o escritório de advocacia é uma organização complexa e que exige dos gestores habilidades e conhecimentos específicos.

Assim, é necessário que exista pelo menos um membro da equipe que seja responsável por realizar o controle dos processos internos a fim de garantir a melhor atuação jurídica possível. Em outras palavras, todo escritório precisa de um controladoria jurídica.

Qual a função de uma controladoria?

A controladoria jurídica é responsável pela manutenção de um sistema de controle do fluxo de trabalho dos escritórios de advocacia, seja na gestão financeira, de qualidade da produção, de otimização da rotina de trabalho ou em diversos outros aspectos.

Esse setor também desempenha um papel importante na organização e manutenção dos arquivos e documentos do escritório de advocacia. Os documentos podem incluir contratos, documentos processuais ou qualquer outras informação relacionadas ao trabalho do escritório.

A controladoria jurídica também pode desempenhar um papel importante na gestão de riscos. Ela pode ajudar a identificar e gerenciar os riscos legais e financeiros do escritório, ajudando a prevenir problemas e garantir que os clientes sejam atendidos de forma adequada.

Confira a seguir algumas características da controladoria jurídica!

1. Dinamização de processos

Embora existam muitas áreas de atuação em que advogados podem se especializar, a controladoria jurídica tem sido cada vez mais destaque entre aqueles que buscam ascensão profissional.

Isso se dá principalmente devido às inúmeras mudanças pelas quais o mercado jurídico tem passado nos últimos anos.

Essas alterações tiveram como efeito a dinamização do fazer jurídico e nesse cenário a controladoria assume o importante papel de garantir que todos os colaboradores atuem de forma mais eficiente.

2. Legislação e segurança

Uma controladoria jurídica bem estabelecida garante que o escritório de advocacia cumpra as regras e regulamentos aplicáveis e evite condutas ilegais e incorretas que podem trazer grandes prejuízos.

Além disso, ela também certifica que o escritório cumpra os regulamentos de segurança, conformidade e privacidade. Isso inclui garantir que as informações e dados pessoais dos clientes não sejam compartilhados com terceiros não autorizados.

3. Gestão financeira

Também cabe a esse setor auxiliar no gerenciamento de custos e recursos, isto é, ela ajuda a determinar quais serviços e profissionais devem ser contratados, quais materiais devem ser comprados e quais processos devem ser implementados para reduzir os custos da Banca.

Dessa maneira, é possível manter um melhor controle de seus custos e uma maior eficiência orçamentária.

4. Atendimento ao cliente

Por fim, a controladoria jurídica também ajuda o escritório de advocacia a gerenciar as suas responsabilidades perante os clientes.

Isso inclui fornecer informações confiáveis e atualizadas sobre suas causas judiciais, assim como garantir que os seus direitos sejam devidamente protegidos.

Em suma, a controladoria operacional é uma parte vital do escritório de advocacia e é difícil imaginar um escritório bem-sucedido que não tenha pelo menos um profissional responsável por esses setor.

Entretanto, o que define esse conceito?

O que é controladoria operacional?

Uma controladoria operacional é garantidora de que a gestão dos processos internos dos escritórios de advocacia sejam realizados da maneira mais otimizada possível.

Esse setor monitora o fluxo de trabalho da equipe a fim de assegurar que a produção jurídica siga as melhores práticas do mercado e que todas as ações estejam em conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis.

Ademais, uma controladoria operacional também pode ajudar o escritório a identificar possíveis áreas de risco e implementar medidas para limitar ou eliminar esses riscos. Assim, também cabe a esse setor identificar oportunidades e calcular os riscos envolvidos.

Também é responsabilidade dessa equipe fornecer conselhos e orientações para a gestão do escritório, sendo fundamental para a tomada de decisões que irão impactar diretamente o seu funcionamento.

Ou seja, de acordo com tudo que foi listado até aqui, ter uma controladoria operacional é essencial para o crescimento, desenvolvimento e bom funcionamento de qualquer escritório de advocacia com objetivos ousados e inovadores.

Quais os tipos de controladoria?

Ter uma controladoria operacional e bem estruturada é essencial para um escritório de advocacia de sucesso, mas isso já é sabido.

Contudo, o que muitos gestores ignoram é que a controladoria pode assumir diversas formas em sua atuação. Cada um desses modelos de atuação prioriza uma caraterística em detrimento das outras e sua implementação irá depender das necessidades de cada equipe jurídica.

Reunimos a seguir três principais tipos de controladoria que podem ser encontradas em escritórios de advocacia, confira:

1. Controle de ações

As controladorias que priorizam o controle de ações tem seu foco em gerenciar as ações em andamento no escritório de advocacia.

Isso inclui monitorar o andamento dos processos judiciais, acompanhar os prazos e verificar se os documentos necessários estão sendo movimentados corretamente.

O controle de ações também pode ser responsável por fiscalizar a execução de contratos e acordos, bem como garantir que as atividades dos advogados estão sendo conduzidas de acordo com a lei.

2. Controle de documentos

Esse segundo modelo de atuação prioriza sobretudo o gerenciamento de todos os documentos relacionados ao escritório de advocacia.

Isso inclui o armazenamento desses documentos, a organização de arquivos e a utilização de inovações tecnológicas para essas ações. Além disso, também faz o acompanhamento das mudanças nas leis e nos regulamentos, bem como garante que todos os documentos atendam essas modificações.

3. Controle financeiro e de honorários

Nesse último modelo de atuação a controladoria tem sua atuação focada na gestão financeira do escritório e dos honorários recebidos pelos advogados.

Ou seja, uma controladoria operacional que tenha esse foco irá direcionar a maior parte de seus recursos para administrar adequadamente as questões financeiras referentes à atuação jurídica da Banca em questão.

Isso inclui o monitoramento dos pagamentos, a verificação dos relatórios financeiros, a análise de gastos e investimentos futuros. Em outras palavras, a gestão financeira como um todo. Além, é claro, do controle sobre os custos e as despesas necessários para o bom funcionamento da produção.

Existem diversos forma de estruturação das controladorias jurídicas, mas esses são os facilmente encontrados.

Para ter em seu escritório uma controladoria operacional o gestor deve identificar as necessidades específicas da sua atuação e optar entre um dos modelos de atuação.

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