Dicas práticas para a organização de escritório de advocacia

Acompanhar processos, fazer gerenciamento de atividades… tudo isso faz parte da rotina de advogados. E todos esses pontos se conectam na organização de escritório de advocacia. 

E aqui, quando falamos em organização, não estamos destacando somente sobre a parte física do espaço. Sim, essa também é importante e vamos dar algumas dicas nesse conteúdo.

Porém, o que vamos mencionar é a necessidade de organizar e estabelecer processos. Documentar cada estratégia definida para o escritório, manter a organização das informações dos clientes. 

Todos esses detalhes são fundamentais para que o seu negócio se torne cada vez mais relevante no mercado. Aliás, a organização de escritório de advocacia é um ponto muito importante para os clientes.

Afinal, quando há desordem no negócio como um todo, isso se reflete na maneira como o cliente é atendido e como as suas prioridades são consideradas pela equipe.

Por isso que esse conteúdo é tão relevante. Nele vamos abordar temas como:

• Como estabelecer processos que serão seguidos por todo o time;
• Qual a área deve ficar responsável por acompanhar e manter a organização de escritório de advocacia;
• De que maneira a tecnologia pode auxiliar nessas tarefas. 

Vamos começar?

Como fazer a organização de escritório de advocacia?

Vamos começar com a parte física do seu negócio antes de passar para uma etapa digital. A organização de escritório de advocacia começa pela manutenção do espaço. 

Afinal, é fato que um ambiente organizado torna o trabalho muito mais fácil. Por isso, tente manter a área de trabalho livre de bagunça. 

Papéis que ficam largados pela sala, pilhas de processos que não estão catalogados… tudo isso dá um ar de desleixo e pode prejudicar a visão que o seu cliente tem do escritório. 

Além do mais, um ambiente desorganizado reflete na produtividade da sua equipe. Pode-se perder muito tempo buscando documentos e informações que ficaram perdidas na bagunça. 

É por isso que, para garantir a organização de escritório de advocacia, a primeira grande dica é: digitalize todos os documentos.

Para isso, conte com um software jurídico. Afinal, mais do que garantir que os documentos estejam digitalizados, você precisa que as informações estejam conectadas com cada um dos clientes. 

Com um sistema pensado para o meio jurídico fica muito mais fácil centralizar todos os dados de processos. Evitando assim a desordem de milhares de folhas de papel no escritório físico. 

É importante estabelecer processos para a digitalização desses documentos, para que eles sejam de fácil acesso. Se o seu escritório conta com um setor de controladoria, este pode ser o responsável por centralizar e fazer a gestão dessa atividade.

Dicas para fazer a digitalização dos documentos

Um dos erros mais frequentes nos escritórios de advocacia que começam a digitalizar os documentos dos clientes é não seguir padrões para essa organização de escritório de advocacia. 

Por exemplo, não é recomendado dividir os documentos entre serviços diferentes. Deixando alguns no drive, outros no software jurídico, outros apenas no computador, fora da nuvem. 

É essencial que, para que esse trabalho seja efetivo, todos os arquivos digitais permaneçam em um único ambiente. Anote mais algumas dicas para realizar esse processo:

• Defina regras que vão padronizar a forma como os documentos serão salvos no software jurídico. Por exemplo, todos os arquivos devem começar com o ano vigente? Há alguma TAG de organização que possa facilitar a busca pelo documento?
• Estabeleça uma rotina para fazer a digitalização dos documentos e quais as equipes estarão envolvidas para essa tarefa. Por exemplo, todas as sextas-feiras o time de controladoria fará a organização dos documentos da semana junto com a equipe técnica;
• Por fim, lembre-se de documentar cada etapa dessa gestão de digitalização dos documentos. Esse trabalho é imprescindível para que todas as pessoas que fazem parte do escritório saibam como fazer e respeitem a padronização da digitalização de documentos. 

Como é a rotina de um escritório de advocacia?

A organização de escritório de advocacia também está muito conectada à necessidade de organizar uma rotina de processos. Aliás, esse é um ponto que faz muita diferença quando pensamos na produtividade das equipes. 

Afinal, é importante salientar que quando falamos em times mais produtivos, estamos falando diretamente sobre a satisfação do cliente. 

Dados comprovam que, entre 10% e 20% dos processos no Brasil são perdidos por causa de questões ligadas ao prazo, erro em pagamentos de custas e petições com problemas de digitação. 

Principalmente quando falamos em prazos, essa situação se conecta à produtividade. Não é incomum que times de advogados que estão sobrecarregados com muitas demandas acabam perdendo prazos importantes dos processos. 

Esse problema pode ser eliminado a partir de uma rotina de organização de escritório de advocacia conectada com a tecnologia. 

Escritórios que contam com um software jurídico, como a ADVBOX, têm à disposição uma metodologia que permite um acompanhamento muito mais próximo no que diz respeito às tarefas de cada profissional.

Metodologia para aumentar a produtividade

Com o método de Taskscore da ADVBOX os responsáveis por fazer as divisões das tarefas conseguem visualizar de maneira global quantas atividades cada advogado está responsável. 

Por meio dessa visão é possível entender se há times sobrecarregados que poderiam receber o suporte de outros que estejam com menos demandas. 

Além disso, com a metodologia de Taskscore é possível determinar pontuações específicas para cada entrega. Valorizando, dessa forma, profissionais que cumprem suas tarefas nos prazos e condições especificadas. 

É possível determinar que, ao chegar a uma pontuação específica, o advogado receberá benefícios como folgas, inscrições para cursos ou eventos da sua área de atuação, entre outras premiações.

E como mencionamos os prazos, estes também podem ser acompanhados de perto com a ajuda de um software jurídico. 

Por meio da visão geral de todas as demandas, o setor responsável pelo acompanhamento das entregas consegue saber se há alguma demanda próxima do seu prazo final e pode alertar diretamente o advogado responsável por ela. 

Dessa forma evitam-se problemas mais sérios e não é necessário fazer uma reunião individual com cada profissional para entender se há alguma situação que pode se tornar um risco para o andamento do processo. 

Quais são os setores de um escritório de advocacia?

A organização de escritório de advocacia precisa envolver todos os setores do negócio. Afinal, não é sustentável que apenas uma área tenha processos e uma gestão alinhada enquanto as outras não seguem a mesma proposta. 

Por essa razão, é essencial que o seu escritório conte com um setor de controladoria. Os profissionais dessa área são os responsáveis, entre outras demandas, por garantir que a organização e os processos estão sendo seguidos. 

Em resumo, o setor de controladoria é extremamente estratégico. Isso porque trata-se de uma área que se conecta com todas as outras do escritório. 

Ou seja, presta o suporte para os setores financeiro, técnico e de atendimento e, também, reporta para a diretoria como está o andamento geral do negócio. 

É por isso que a controladoria é tão decisiva para a organização de escritório de advocacia. Por ter esse perfil tão estratégico, é o controller – profissional que atua na controladoria – que desenha os processos que vão focar na gestão e efetividade de cada área. 

A equipe da controladoria é a responsável por fazer a gestão do software utilizado pelo escritório. Com essa atividade em mãos é possível acompanhar cada passo do que acontece no negócio e estabelecer projetos de melhoria.

Melhorias para a área financeira

Em muitos escritórios de advocacia a área financeira acaba ficando de lado. E isso acontece, muitas vezes, porque há uma falta de entendimento dos próprios sócios que não recebem esses ensinamentos durante o período da faculdade. 

Quando há um acompanhamento da controladoria, o setor financeiro pode dar saltos no quesito organização. Isso porque, ao se estabelecer processos de melhoria, entende-se a importância de documentar todas as entradas e saídas de ativos e passivos do escritório. 

Além disso, a controladoria pode auxiliar diretamente na visualização dos prazos de recebimento de honorários dos clientes. 

E, além disso, determinar se o que foi previsto como meta do negócio está sendo alcançada e se há outros caminhos que podem ser revistos.

Conecte todas as áreas com software jurídico

Os exemplos que trouxemos nesse post a respeito da organização de escritório de advocacia com relação à produtividade, financeiro e digitalização de documentos podem ser resolvidos com o suporte da tecnologia. 

Somente com um software completo é que o seu negócio poderá conectar todas as áreas e ter uma visão segura sobre o que acontece em cada uma delas. 

É por isso que uma ferramenta como é o caso da ADVBOX torna-se imprescindível para o trabalho da controladoria jurídica. 

Afinal, somente por meio desses recursos é que o controller e os analistas conseguem emitir relatórios seguros e cruzar informações que serão decisivas para sócios e altas lideranças.

Clientes da ADVBOX contam, por exemplo, com ferramentas de Business Intelligence que automatizam todo esse trabalho de cruzamento dos dados com inteligência e segurança. 

Para começar a entender como o software jurídico funciona na prática e pode auxiliar na organização de escritório de advocacia, faça o teste gratuito da ADVBOX durante 7 dias.