Regras para se manter competitivo com a Controladoria Jurídica

O mercado da advocacia está cada dia mais competitivo. Para se destacar no setor, além de contar com um excelente time de advogados que estarão no acompanhamento direto dos clientes, existem outros fatores que não podem ser excluídos.

Entre eles está a necessidade de ter processos estabelecidos e um rigoroso acompanhamento de cada detalhe das ações. É aqui que entra o trabalho da equipe de controladoria jurídica e inovação.

O time que forma a controladoria jurídica do seu escritório de advocacia tem uma importante tarefa quando pensamos na gestão eficiente e no acompanhamento geral de tudo o que acontece na empresa.

Sendo assim, em um organograma, normalmente esta equipe está posicionada entre os sócios (área estratégica) e os advogados e assistentes jurídicos (nível operacional).

Trata-se de uma função gerencial que está muito conectada à estratégia e aos planos que o escritório tem de crescimento e, ao mesmo tempo, com um olhar atento ao que acontece na operação do escritório.

Por isso, o objetivo é garantir que a maneira como o operacional está conduzindo as rotinas e processos está conectada ao que foi previsto em etapas estratégicas, com a diretoria. 

Para entender como a controladoria jurídica e a inovação caminham juntas, continue lendo esse texto.

Controladoria jurídica e inovação precisam caminhar juntas

O trabalho realizado por esse setor da advocacia é determinante para o sucesso do planejamento geral do escritório. Por isso, não há como dissociar a controladoria jurídica e inovação.

Ademais, quando se fecham os olhos para recursos inovadores que vão auxiliar a equipe, deixa-se de lado importantes métodos e metodologias que permitem uma visão sistêmica da empresa.

Quando a controladoria jurídica e inovação não estão conectadas, além da dificuldade de realizar o trabalho, surgem riscos graves de erros em processos. Por exemplo:

• Perda de prazos fatais;
• Erros ou inconsistências na geração de relatórios para níveis estratégicos;
• Falta de visão do que acontece no escritório em tempo real;
• Desconhecimento sobre como está a produtividade da equipe.

Assim, esses e outros fatores de risco determinam o quanto o time de controladoria jurídica terá sucesso em suas ações – ou não.

Por isso, se você ainda está estruturando essa equipe no escritório, considere iniciar o trabalho da controladoria jurídica contando com recursos inovadores e tecnológicos que vão auxiliar no desempenho e métricas de qualidade para o trabalho desses profissionais.  

O que é a controladoria jurídica e qual seu papel e funções?

Talvez você chegou até aqui pensando: mas afinal, como unir controladoria jurídica e inovação? Como esses pontos se conectam diretamente?

Sendo assim, é isso que vamos te explicar a partir de agora, destacando também os papéis e funções de controladores jurídicos em um escritório de advocacia.

De forma geral, as pessoas que fazem parte desse setor precisam ter clareza que todas as tarefas que foram repassadas para os advogados e assistentes estão sendo cumpridas com excelência. 

Um exemplo está no controle do sistema de prazo fatal que se torna muito mais eficiente quando a controladoria jurídica têm recursos de tecnologia para auxiliar nessa demanda.

Existe uma estimativa que, entre 10% e 20% das ações de um escritório são perdidas por falta de tempo ou porque os prazos não foram cumpridos de maneira correta.

Quando se reduz esse percentual, automaticamente o financeiro da empresa é impactado, já que as receitas aumentam. 

Gerenciar o prazo fatal é uma das responsabilidades do time de controladoria jurídica e, para isso, contar com um software jurídico é decisivo.

É nesse momento que conseguimos conectar ainda mais a controladoria jurídica com a inovação. Afinal, ser inovador, entre outros fatores, é contar com ferramentas que vão permitir um trabalho de excelência em um menor tempo. 

No caso de controladorias jurídicas que contam com a ADVBOX, controladores jurídicos podem acompanhar de perto todas as tarefas que exigem o cumprimento de prazos. E para tornar a rotina mais fácil, um aviso é gerado pelo software e comunica a equipe sobre automaticamente que um prazo está chegando ao fim.  

O que é um controller jurídico?

Acompanhar prazos fatais e ter clareza se o planejamento estabelecido pelo escritório está sendo cumprido são algumas das funções do controller jurídico.

Mas as atividades desses profissionais não param por aí.

Eles também são responsáveis por garantir a organização do escritório, tendo certeza que processos estão sendo respeitados e verificando se os cadastros de clientes estão sempre atualizados.

Digitalização de documentos

A digitalização de todos os documentos referentes às ações também está entre as funções que devem ser acompanhadas pela controladoria jurídica. Ademais, deve ter o objetivo de manter o escritório digital sempre em dia. 

Uma plataforma tecnológica auxilia diretamente nessas questões.

Por isso, com o software da ADVBOX, o controller jurídico pode verificar dados de clientes em tempo real e ter informações em dashboards intuitivos e de fácil atualização. 

A conexão de controladoria jurídica e inovação é determinante para que essas atividades aconteçam de maneira rápida. Isso se executa com dados seguros e informações precisas para que relatórios gerenciais sejam produzidos de maneira efetiva. 

Outro grande desafio de equipes de controladoria jurídica está no acompanhamento da produtividade dos times de advogados. Esse pode se tornar um grande problema se não houver métricas suficientes para uma análise de distribuição de tarefas e observação de prazos de entregas. 

Muito tem se falado na advocacia sobre metodologias que priorizam a entrega de demandas no lugar do controle de horas trabalhadas pelos advogados.

A ADVBOX oferece aos seus clientes o Taskscore. Este é um sistema de pontuação por tarefas que permite que setores de controladoria acompanhem de maneira remota e não invasiva como está o status das atividades de cada integrante da equipe jurídica.

Com isso:

• Minimizam-se problemas com relação a prazos;
• Controladores jurídicos podem verificar se existe uma sobrecarga para alguns times jurídicos e incluir contratação de profissionais no planejamento;
• Os relatórios são produzidos a partir de dados seguros e inteligentes;
• É possível definir metas de crescimento cada vez mais realistas para o escritório. 

O seu time de controladoria jurídica pode começar a contar hoje mesmo com a inovação para se tornar ainda mais efetivo. Experimente a ADVBOX durante 7 dias gratuitos.