Realizar o controle de processos da forma adequada é essencial para qualquer empresa que pretende bater as metas estabelecidas e obter os resultados desejados. Essa regra se aplica a qualquer área à qual o negócio se dedique, inclusive a jurídica.
Em escritórios de advocacia não é diferente, um bom controle de processos também é fundamental para que o escritório cumpra com os objetivos estabelecidos.
É verdade que, na prática, seja comum que muitos advogados não realizem a gestão do controle de processos do seu escritório. O resultado é que na maior parte das vezes os gestores do escritório perdem o controle das atividades realizadas e, consequentemente, do lucro que poderiam obter a partir delas.
A desorganização nunca é benéfica para um escritório. Para que o controle de processos atinja um excelente desempenho é fundamental que seja realizado o gerenciamento das atividades da equipe do escritório e do que é necessário para realizá-las.
Mas afinal, o que se quer dizer quando se fala em controle de processos e como é possível realizá-lo na advocacia?
Veja a resposta para essas questões e mais informações no decorrer do artigo!
Qual o objetivo do controle de processo?
Controle de processos é uma prática muito comum no meio empresarial em que uma empresa, escritório ou companhia faz o gerenciamento do controle de processos. Além disso, avalia vantagens, desvantagens e possibilidades.
Ou seja, é toda atividade ou processo realizado para manter o negócio funcionando. Desse modo é possível acompanhar a performance dos trabalhos feitos em sua realização e avaliar a possibilidade de promover melhorias quando se julgar necessário.
Assim, no longo prazo, esse gerenciamento permite que a companhia encontre a melhor forma de se adaptar às necessidades que o mercado impõe ao seu nicho de atuação. Ao acompanhar os afazeres do dia a dia de trabalho é possível direcionar o fluxo da sua equipe de acordo com as exigências externas.
Ademais, o controle de processos tem efeito direto nos resultados obtidos pela empresa, auxiliando na sua superação e em uma prospecção realista e embasada.
Com ele é mais fácil e eficiente identificar pontos que devem ser corrigidos ou aprimorados. Isso porque existe uma base de dado em cima da qual é possível trabalhar.
Como fazer o controle de processos?
Pensando na realidade dos escritórios de advocacia, o controle de processos permite ao gestor ter uma visão geral, completa e aprofundada de todas as tarefas realizadas por advogados e colaboradores no dia a dia do escritório.
É importante observar que no modelo de negócio em que os escritórios de advocacia estão inseridos, existem diversos processos ocorrendo simultaneamente em vários setores diferentes. Isso faz com que seja necessário pensar o controle de processos de acordo com essa peculiaridade.
Partindo do atendimento ao cliente e chegando até a cobrança de honorários, são diversas as tarefas que devem ser realizadas no momento correto e da forma adequada para garantir que o cliente receba um bom serviço e tenha uma experiência agradável. Cabe ao controle de processos perceber isso.
Qual a função do controle de processo?
Caso seu escritório ainda não realize o controle de processos adequado, é urgente mudar essa realidade.
Pois sem ele, sua advocacia está sujeita a diversos erros graves como, o descontrole dos prazos judiciais, encaminhamento do cliente para o profissional errado, atendimento demorado e ineficiente e outros diversos inconvenientes que podem se tornar um problema no futuro próximo.
Ou seja, erros cometidos no trâmite desses processos podem acarretar a perda de clientes e diminuir a qualidade dos serviços prestados, E isso é algo a que escritórios de advocacia não podem se dar ao luxo. Por esse motivo, o controle de processos nos escritórios de advocacia é fundamental para sua viabilidade.
O que é controle de processos?
Devido aos termos utilizados, é possível que haja alguma confusão sobre o tipo de controle de processo a que esse artigo se refere.
Aqui está se tratando sobre a prática de gestão empresarial e não sobre o controle de processos judiciais. Tratam-se de duas atividades que, embora essenciais, são completamente distintas.
Como dito, o controle de processos a que o artigo está se referindo é a gestão de procedimentos ou atividades realizadas em uma empresa com o intuito de produção de dados para análise e melhoria de resultados.
Por outro lado, o controle de processos judiciais diz respeito ao monitoramento das ações ajuizadas e os seus respectivos prazos.
Esse último pode ser feito com o auxílio de um software jurídico, uma ferramenta tecnológica completa, capaz de auxiliar na gestão do escritório inteiro e em diversas atividades essenciais aos advogados.
Caso o sistema utilizado no seu escritório for adequado, com todas as ferramentas necessárias, é possível que o gerenciamento das atividades também seja realizado (ou seja, o controle de processos ao qual estamos nos referindo aqui).
Entender essa diferenciação é importante para evitar confusões e desentendimentos.
Qual é a importância do controle?
É comum que negócios possuam diversos processos ocorrendo simultaneamente nos mais variados setores.
As empresas que atuam na área de venda de produtos, por exemplo, devem lidar com as atividades de produção, o gerenciamento de estoque, o contato com os fornecedores e a distribuição dos produtos e mais outros tantos.
Em um escritório de advocacia, por outro lado, existem as atividades do setor administrativo e RH, do setor financeiro, a recepção do cliente, o direcionamento dele para algum profissional, a cobrança dos honorários, além de muitas outras.
Qual o primeiro passo para se iniciar um controle de processo?
O primeiro passo para iniciar o controle de processos e alcançar bons resultados é realizá-lo com compromisso e seriedade. Caso ele identifique algum ponto negativo no fluxo de trabalho do escritório, irá indicar quais medidas devem ser tomadas.
É importante deixar claro que as medidas devem sempre ser tomadas tendo em vista a maneira correta de agir sobre um determinado procedimento de modo a sanar o problema encontrado com o controle de processos.
Com isso é possível perceber quão indispensável o controle de processos é para que o escritório de advocacia se mantenha organizado e com todas as tarefas sendo executadas da forma mais adequada e promissora.
Com isso, torna-se possível garantir a qualidade nas práticas executadas, alcançar os objetivos estabelecidos e realizar bons serviços sem que sua equipe se perca nos compromissos.
Quais os benefícios do controle de processos?
Um escritório de advocacia com um controle de processos eficiente poderá utilizar diversos benefícios no seu dia a dia profissional. Abaixo estão listadas algumas das principais.
1. Otimiza o tempo
Procedimentos sem controle ou que ainda não são padronizados fazem com que as equipes percam muito tempo em atividades que poderiam ser realizadas de forma mais efetiva.
Escritórios de advocacia que não contam com processos bem definidos em com um bom controle de processos têm a qualidade dos serviços prestados muito prejudicadas e a equipe de colaboradores despreparada sobre como reagir em situações específicas e incomuns.
Por outro lado, quando o controle de processos traz ordem às metodologias adotadas, o tempo é otimizado de forma impressionante. O motivo disso é que os colaboradores sabem como agir a partir do que foi combinado e idealizado anteriormente. Desse modo, é possível produzir mais em menos tempo.
2. Aumenta a produtividade
Uma gestão com um bom controle de processos é responsável por melhorar a produtividade dos advogados e colaboradores do seu escritório de advocacia.
A partir do momento em que a equipe como um todo sabe o que deve ser feito e em que momento, ela consegue entregar suas tarefas com muito mais agilidade. Isso tudo acaba por trazer impactos positivos para todos os setores.
3. Reduz os custos
Trabalhadores mais produtivos e que conhecem os processos que precisam realizar e qual o melhor momento para realizá-los conseguem gerar lucro de forma mais efetiva, além de atuar na redução das despesas da companhia.
Isso porque, com um bom controle de processos, erros e desentendimentos são diminuídos e minimizados.
4. Agiliza a tomada de decisão
Uma equipe que conte com uma gestão adequada e controle de processos afinado é capaz de entender todos os procedimentos realizados em um escritório ou empresa. Dessa forma, todos os colaboradores conseguem tomar decisões mais rápidas e eficientes em casos de necessidade.
5. Evita desentendimentos
Sem o controle de processos, diversos desentendimentos podem ocorrer entre colaboradores. Isso porque, sem uma padronização nas ações, cada membro da equipe pode adotar um procedimento diferente para realizar a mesma tarefa.
O ideal é sempre ter todos os processos padronizados e claros para todos.
Como elaborar um plano de controle de processo?
Veja na prática como realizar o controle de processos com apenas algumas dicas!
1. Realize o mapeamento dos processos
Faça um mapeamento dos processos mais importantes do escritório para entender de que forma eles são realizados, como são organizados e como interagem entre si. Ainda nessa etapa já é possível verificar se algumas questões estão debilitadas e o que precisa ser feito para melhorar.
Para realizar essa tarefa é importante que toda a equipe responsável pelo processo que está sendo realizado esteja envolvida. Assim, todos conseguem entender o passo a passo das atividades realizadas e as dificuldades que podem apresentar no dia a dia.
2. Aposte na automatização
A automatização é o segredo para a alta produtividade.
Para que ela seja possível, verifique todas as atividades repetitivas existentes na rotina da sua equipe para que possam ser automatizadas. Para isso, o mais indicado é buscar por um programa eficiente de controle de processos.
A melhor alternativa é sempre utilizar um software completo, que permita que o gerenciamento do controle de processos seja realizado adequadamente em todos os setores, como o setor financeiro, setor de marketing ou no atendimento.
Tenha em mente que, antes de automatizar, é preciso que todos os procedimentos estejam bem ajustados e a equipe esteja bem integrada.
3. Defina os indicadores de desempenho (KPIs) e monitore-os
Para que seu controle de processos ocorra adequadamente, estabeleça indicadores de desempenho, ou KPIs, para que seja possível realizar a metrificação do desempenho dos processos.
Para definir as métricas mais adequadas para esse processo, é importante levantar algumas questões:
- Qual o principal objetivo do escritório?
- Quais indicadores devem ser analisados para com o intuito de trazer os melhores resultados?
- Além disso, o que mais deve ser verificado para saber se os processos estão sendo executados da melhor maneira possível?
Acompanhar os indicadores de desempenho dos processos auxilia seu escritório a definir se o que foi planejado está gerando os resultados esperados.
Eles podem demonstrar, por exemplo, se existe um alto número de clientes que desistem de continuar com seu atendimento após o primeiro contato ser realizado. Com isso, seu escritório consegue identificar onde estão as falhas e qual a melhor forma de melhorá-las para evitar prejuízos.
Ainda que seja negligenciado na maioria dos escritórios, o controle de processos é fundamental na tarefa de identificar os erros existentes e melhorá-los, tendo o poder de aumentar a produtividade nas atividades realizadas no dia a dia profissional da sua equipe e escritório.
Não deixe de seguir as dicas e realizar o controle de processos na sua advocacia!
Quais são as principais funções da controladoria?
Uma das maneiras mais eficazes de implementar a gestão do controle de processos no seu escritório é com o auxílio da Controladoria Jurídica. Esse setor estratégico possui funções de controle e organização das atividades no dia a dia de um escritório de advocacia.
Ou seja, sua principal função de existir é fazer o controle de processos!
O papel da Controladoria Jurídica consiste em atuar nas atividades mais críticas e essenciais do escritório de forma padronizada, como a contratação de correspondentes, a digitalização de documentos ou a análise de desempenho da equipe.
É função da Controladoria Jurídica a definição de metas e prazos que irão guiar as decisões do escritório. Além disso, cabe a ela a designação de tarefas e processos aos seus responsáveis, de modo que o fluxo de trabalho da equipe seja padronizado e eficiente.
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