O Escritório Digital e a digitalização do escritório consistem na centralização das informações e dados da Banca.
Sendo assim, ao digitalizar o seu escritório, você alcançará inúmeras vantagens com o auxílio da tecnologia. Dentre elas, o aumento da produtividade, automação de atendimento ao cliente, redução de custos e aumento da receita mensal do escritório.
Nesse post você aprenderá as 4 fases do Escritório Digital, bem como os benefícios que este pode trazer para o seu negócio. Confira!
Como montar um Escritório Digital?
Há uma grande confusão de conceitos que faz os advogados pensarem que escritório digital é aquele que faz marketing digital. Todavia, não é isso.
Há escritórios tradicionais e offline que fazem marketing digital, assim como escritórios digitais que fazem muito pouco ou nem executam.
No escritório digital, a plataforma que serve de base é o software jurídico, o qual toma o lugar do imóvel como elemento principal do negócio.
Sendo assim, o primeiro passo para a transição ao escritório digital é a migração de dados e documentos para essa plataforma escolhida. Isto é, centralizar os dados de clientes, processos, agendas, tarefas e financeiro, sem deixar nenhum dado de fora.
O que é o Escritório Digital?
O escritório digital é um produto da 4ª Revolução Industrial. Um entre milhares que estão fazendo o mundo passar por um processo que o Fórum Econômico Mundial denominou de Transformação Digital.
Esse processo se intensificou com o surgimento da Cloud, a conhecida nuvem, se popularizando com a Amazon AWS a partir de 2006, tendo em vista que foi ela que barateou o custo de armazenamento estrondosamente.
Qual o objetivo da Transformação Digital?
A transformação digital é um processo que as organizações estão vivenciando desde 2008, a qual permite trabalhar de forma compartilhada na internet sem a presença física.
Conceitualmente, esse processo afirma que se trata de uma mudança integral da organização em todos os seus setores.
Gerd Leonhard, o futurista europeu, afirma que a transformação digital é uma mudança das pessoas, processos, tecnologia e gestão. Sendo assim, se trata de um mindset diferente de ponta a ponta para produzir os produtos e serviços com uso intenso das novas tecnologias e com uma cultura do cliente no centro do negócio.
Quais são as fases do Escritório Digital?
Mas afinal, quais são as fases do Escritório Digital??
Aqui na ADVBOX nós entendemos esse processo é feito em 4 etapas, sendo elas: Adoção, Engajamento, Otimização e Expansão.
1. Adoção
Na fase de adoção é preciso passar por três etapas:
Primeiro, uma preparação da equipe para a mudança, explicando claramente as vantagens e como será o processo de transformação.
Segundo, a contratação da base tecnológica que será usada e a migração de dados e documentos do escritório.
Terceiro, o treinamento de toda equipe para aprender a nova tecnologia e alinhar os procedimentos.
Esse período leva em torno de 1 a 3 meses, sendo ele o período mais delicado, tendo em vista que gera estresse nos colaboradores. O ser humano sempre resiste à mudanças. Todavia, é nesse momento que o gestor bem assessorado consegue liderar uma boa transição.
2. Engajamento
A fase de engajamento, a qual já é considerada mais suave, consiste em tornar a comunicação via sistema um hábito comum à todos.
O maior problema nessa fase é quando um ou alguns membros da equipe boicotam o processo e resistem em acompanhar o grupo, causando diversos problemas operacionais e justificando sua não cooperação em dificuldades com a tecnologia.
É fato que alguns softwares são péssimos e contraprodutivos. O mercado de advocacia no Brasil tem traumas com sistemas de gestão de péssima qualidade que, inclusive, até hoje estão a venda no mercado.
Mas a grande parte da resistência vem da vontade de aderir à mudança.
É preciso dedicar algumas horas para aprender a usar o sistema. O procedimento é demorado, mas ao final o ganho de produtividade é enorme.
Como incentivo, assistir vídeos e tutoriais pode ensinar muito, assim como ler a central de ajuda do sistema ou fazer o tour guiado. Torne-se um expert no software que seu escritório usa, é sua ferramenta de trabalho.
3. Otimização
A terceira fase é a otimização.
Nessa fase, os colaboradores começam a dominar recursos avançados dos softwares que usam, criando rotinas mais ágeis no dia a dia, integrando um sistema com outro.
Ademais, aceleram o seu trabalho usando cada funcionalidade com mais assertividade, bem como descobrem formas próprias de trabalhar com uma agilidade muito maior.
O vocabulário da equipe muda e até as piadas internas da equipe surgem: É a mudança de cultura que a tecnologia proporciona, mais eficiente e produtiva.
4. Expansão
Por fim, a fase de expansão.
Esta fase corresponde ao momento que a equipe já domina as novas tecnologias e normaliza seu uso, sentindo naturalmente que pode aumentar a sua capacidade de trabalho.
O mesmo volume de casos se torna muito menos trabalhoso e a rapidez, bem como a interação da equipe, permitem buscar o crescimento do negócio.
Para a fase de expansão, são necessárias 8 mudanças para escalar:
1º – DE PEQUENAS A GRANDES EQUIPES
Escalar é crescer rápido. Hoje sua equipe tem 5 pessoas, um ano depois tem 20. À vista disso, não é comum grupos sociais crescerem rápido assim.
Setorize, mas também crie pequenos grupos de trabalho.
2º – DE COLABORADORES À GERENTES
O objetivo de um coordenador é gerenciar o trabalho que domina em uma equipe pequena e produtiva todos os dias.
Já o CEO é encarregado de acompanhar e dar suporte aos gerentes.
3º – COMUNICAÇÃO CENTRALIZADA PARA MULTILATERAL
A comunicação interna é dividida em duas:
- Comunicação operacional;
- Comunicação estratégica.
A comunicação operacional pode ser vertical ou horizontal.
4º – GERENTES ORIENTADOS A DADOS
Acompanhe métricas de volume, de tempo e de qualidade, e foque na ampliação da Margem de cada tipo de ação.
5º – DA ESPECIALIZAÇÃO À ABRANGÊNCIA
O mercado e a concorrência dificultam o crescimento após um certo ponto, deixando a opção de abrir mais 1 ou 2 áreas de atuação como benéfica. Essa mudança pode ser com 20 ou com 50 pessoas, vai de cada escritório de advocacia.
6º – DE GENERALISTAS A ESPECIALISTAS
Ter excelentes profissionais em cada função, assim como contratar empresas terceirizadas para processos específicos, como recrutamento e seleção de novos colaboradores, são aspectos fundamentais.
7º – FUNDO DE RESERVA
Se não existe a possibilidade de investir, guarde uma boa reserva antes, como meio ano de folha de pagamento. Por isso, ter um fundo de reserva é o seu “ponto de apoio“.
Ademais, ter um escritório produtivo e com grandes margens operacionais é o que proporciona aos escritórios formar esse fundo de reserva.
8º – SETOR COMERCIAL
Sempre comece ampliando o setor comercial. Sem contratar novos advogados, fechadores não tem crescimento. Ademais, analise as fontes de clientes e escolha 1 ou 2 canais de marketing e amplie forte o investimento.
Esse momento é crítico, desafiador e intenso. Podemos chamar de “JUMP” ou SALTO.
Recomendamos 2 leituras para essa fase:
- Hipercrescimento – Aaron Ross;
- Receita Previsível – Aaron Ross.
Agora é com você!
Já apresentamos e explicamos o passo a passo das 4 fases do Escritório Digital. Agora está na hora de você colocar a mão na massa!
Prepare-se para estar concentrado pelo período de 6 a 8 meses, sem interrupções familiares e pessoais, mestrado ou doutorado, bem como problemas financeiros.
Ademais, recomendamos estar com seu escritório perfeitamente alinhado na Pontuação por Tarefas, financeiro e Controladoria Jurídica, gerando dados no Business Intelligence, o qual ADVBOX entrega com precisão e qualidade para apoiar as melhores decisões de escritórios durante o seu crescimento exponencial.
Além disso, tenha em mente que se você realizar todas as 4 fases de forma correta e com dedicação, em breve irá colher os primeiros resultados de um ganho de longo prazo.
