Gestão por tarefas melhora resultados de Jósimo Farias Filho – Advocacia

O Escritório Digitais está lançando uma série de posts com gestores que através da ADVBOX conseguiram melhorar os resultados do escritório! Vamos começar contando a história do advogado Jósimo Farias Filho! Ele conseguiu aumentar a produtividade através da gestão por tarefas!

Entrevista completa! 

A história de Jósimo!

O Jósimo, 29 anos, faz mestrado com foco em administração, e ainda cursa especialização em Direito Previdenciário e Direito do Trabalho. Ele não é mais um jovem advogado, pois já está com sua carteirinha da OAB há 6 anos. E atua como gestor do escritório  – Jósimo Farias Filho – Advocacia. O advogado encontrou a rotina ideal de trabalho no escritório e também em home-office!

“Sempre foi um sonho de criança a advocacia, sempre pensei no escritório na forma de uma empresa que tivesse sedes, filiais… Empresa mesmo a ponto de ter uma gestão de pessoas, gestão de tarefas, gestão profissional, não apenas um escritório que fosse mais artesanal”.

Ele completa. “Acredito que essa rotina seja a melhor. Não consigo visualizar outra. Inclusive porque me possibilita a flexibilidade de horário. Minha casa está em reforma, e hoje estou trabalhando em casa”.

Para proporcionar essa flexibilidade, o sistema de gestão por tarefas da ADVBOX foi fundamental, pois, hoje o Jósimo tem certeza do que cada advogado está produzindo. Assim como, ele consegue controlar a sua produção. Dessa forma, quanto mais pontos os colaboradores somam, maior é a produtividade e o salário no final do mês.

Através desse método, houve um aumento da produtividade, pois o Jósimo conseguiu criar uma equipe motivada, que está sempre disposta a resolver as pendências do escritório.

“Utilizo a pontuação para monitorar a produtividade, pois todos recebem mais que o normal da região. Aí uso a pontuação pra saber se devem estar na equipe ou não. Minha pontuação foi transformada em horas de trabalho, exemplo 10570 pontos é o equivalente a jornada de trabalho de 44h semanais durante o mês”, explica o gestor!

Superando dificuldades com a gestão por tarefas

Jósimo relata que no início os colaboradores tiveram um pouco de dificuldade para assimilar a mudança, pois todos os registros eram feitos em papéis. Mas, aos poucos as pessoas foram se adaptando.

Para os estagiários são oferecidas recompensas diretas pelas metas alcançadas. Já os advogados do escritório recebem de acordo com a pontuação obtida. Esse novo método de gestão fez com que a produtividade de todos aumentasse.

Mas não foi fácil chegar nesse momento. Para acelerar o engajamento da equipe, o gestor solicitou que todos registrassem as tarefas assim que elas fossem executadas. Após o engajamento da equipe ele proporcionou o home-office parcial e passou a fazer o pagamento de salários de acordo com a produtividade. O método deu tão certo, que hoje, todos no escritório não imaginam a vida sem a ADVBOX.

“O dia que a gente fica sem internet ou que a ADVBOX sai do ar é único dia realmente difícil no escritório, porque ninguém sabe o que tem que fazer. Hoje graças a Deus todas as atividades são feitas através do sistema”.

Como iniciar a gestão por tarefas – “Fez registra”! 

Ele continua: “o registro da atividade serve muito para gente prestar contas pros clientes sobre informações que foram dadas. Prestar conta com as equipes sobre informações que deveriam, mas não foram dadas, todos os dias a gente cobra, fez registra”.

Perder prazos nunca mais!

O sistema de prazos fatais da ADVBOX também é imprescindível no escritório hoje! A equipe sempre registra o prazo fatal para um dia antes da data de entrega final do processo. Assim, é possível ter uma boa organização no escritório, de forma que, nenhum prazo corra o risco de ser perdido!

Cursos da ADVBOX ajudam engajamento da equipe!

Jósimo informa que os cursos da ADVBOX também ajudaram muito no engajamento da equipe e na gestão do escritório!

“O que vocês pensaram em relação a gerenciamento de tarefas é sensacional é um negócio que modifica realmente a vida do advogado gestor e toda a equipe. Porque acaba melhorando a produtividade, acaba programando nossas atividades. A gente consegue ter uma tranquilidade melhor”.