A automação de documentos é o processo de criar documentos digitais a partir de modelos pré-definidos. Assim, utiliza-se dados e informações fornecidos pelo usuário ou por outras fontes.
Permite que os advogados produzam documentos jurídicos de forma rápida, precisa e personalizada, sem a necessidade de digitar ou copiar manualmente o conteúdo.
Os documentos são essenciais para o exercício da advocacia. Afinal, registram os fatos, as provas, os direitos e as obrigações das partes envolvidas em um caso.
No entanto, a elaboração de documentos jurídicos pode ser uma tarefa demorada, repetitiva e propensa a erros, que consome tempo e recursos do advogado.
Para otimizar esse processo, existe a automação de documentos. Ela é uma solução tecnológica que permite criar documentos digitais de forma automatizada, a partir de modelos padronizados e dados fornecidos pelo usuário ou por outras fontes.
Com isso traz diversos benefícios para o advogado, como agilidade, qualidade, facilidade de uso, economia e segurança jurídica.
Neste artigo, você vai aprender o que é automação de documentos, como funciona, quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos. Além disso, vai conhecer as vantagens da automação de documentos para o seu escritório de advocacia. Confira!
O que é automação de documentos?
A automação de documentos é o processo de criar documentos digitais a partir de modelos pré-definidos. Para isso, utliza-se dados e informações fornecidos pelo usuário ou por outras fontes.
Os modelos são estruturas de documentos que contêm campos variáveis, que podem ser preenchidos automaticamente com os dados inseridos pelo usuário ou extraídos de bancos de dados, planilhas, formulários, sistemas de gestão, entre outros.
A automação de documentos pode ser aplicada a diversos tipos de documentos jurídicos, como contratos, petições, pareceres, notificações, declarações, procurações, entre outros.
Dá aos os advogados a capacidade de produzirem documentos jurídicos de forma rápida, precisa e personalizada, sem a necessidade de digitar ou copiar manualmente o conteúdo.
Como funciona a automação de documentos?
O funcionamento da automação de documentos depende da ferramenta utilizada, mas, em geral, segue os seguintes passos:
- O advogado escolhe o modelo de documento que deseja gerar, de acordo com o tipo, a área e o objetivo do documento.
- O advogado fornece os dados e as informações necessárias para preencher os campos variáveis do modelo, por meio de um formulário, uma planilha, um sistema de gestão ou outra fonte;
- A ferramenta de automação de documentos gera o documento digital, preenchendo os campos variáveis com os dados fornecidos pelo advogado ou extraídos de outras fontes;
- O advogado revisa o documento gerado, fazendo as alterações ou correções necessárias, se houver;
- O advogado salva, imprime, envia ou compartilha o documento digital, conforme a sua necessidade.
Quais as ferramentas para a gestão de documentos?
Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado para a gestão de documentos, que oferecem diferentes funcionalidades e recursos para a automação de documentos.
Algumas das principais ferramentas são:
- ADVBOX;
- DocuSign;
- Microsoft Word.
1. ADVBOX
Um software de gestão de escritórios de advocacia que permite a automação de documentos de forma simples e eficiente.
A ADVBOX conta com uma biblioteca de modelos de documentos jurídicos, que podem ser personalizados e preenchidos automaticamente com os dados do cliente, do processo, do advogado e do escritório.
Permite a integração com outros sistemas, como o PJe, o e-SAJ, o Google Drive, o Dropbox, entre outros, facilitando o acesso, o envio e o armazenamento dos documentos digitais.
2. DocuSign
Plataforma de assinatura eletrônica, que permite a criação, o envio, o recebimento e o gerenciamento de documentos digitais com validade jurídica.
O DocuSign permite a automação de documentos, usando modelos pré-definidos ou personalizados, que podem ser preenchidos com os dados do usuário ou de outras fontes.
Também permite a assinatura eletrônica dos documentos, usando diferentes métodos de autenticação e verificação, garantindo a segurança e a confiabilidade dos documentos digitais.
3. Microsoft Word
Editor de textos, que permite a criação, a edição e o formato de documentos digitais.
Afinal, o Microsoft Word possui uma função de automação de documentos, chamada de mala direta, que permite a geração de documentos personalizados, usando modelos e dados provenientes de planilhas, bancos de dados, formulários, entre outros.
Traz funções como a inserção de campos, tabelas, gráficos, imagens, entre outros elementos, que podem enriquecer os documentos digitais.
Quais as principais vantagens da automação de escritório?
A automação de documentos traz diversas vantagens para o seu escritório de advocacia, que podem melhorar o seu desempenho, a sua produtividade e a sua competitividade no mercado.
Veja algumas das principais vantagens:
- Agilidade e produtividade;
- Melhor qualidade e clareza;
- Facilidade de uso;
- Personalização;
- Economia;
- Segurança jurídica.
1. Agilidade e produtividade
A automação de documentos permite que você crie documentos jurídicos de forma rápida e eficiente, reduzindo, assim, o tempo e o esforço gastos na elaboração manual de documentos.
Com a automação de documentos, você pode gerar documentos em poucos minutos, usando modelos pré-definidos e dados fornecidos pelo usuário ou por outras fontes.
Assim, você pode otimizar o seu tempo, atender mais clientes e aumentar a sua produtividade.
2. Melhor qualidade e clareza
Crie documentos jurídicos de forma precisa e padronizada, evitando, assim, erros, inconsistências, omissões ou duplicidades no conteúdo.
Além disso, você pode garantir que os seus documentos sigam as normas, os padrões e as boas práticas da linguagem jurídica, proporcionando maior qualidade e clareza aos seus documentos.
3. Facilidade de uso
Crie documentos jurídicos de forma simples e intuitiva, sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou de programação.
Com a automação de documentos, você pode usar ferramentas de fácil manuseio, que oferecem interfaces amigáveis e recursos interativos, que facilitam a criação, a edição e o gerenciamento dos seus documentos.
4. Personalização
A personalização é uma das principais vantagens da automação de documentos, pois permite que os usuários criem documentos de acordo com as suas necessidades e preferências.
Permite configurar modelos e regras para preencher automaticamente as variáveis corretas do documento com base nos dados, mesmo que sejam documentos mais complexos ou extensos.
A personalização também pode agregar valor para a marca nos templates, usando cores, fontes e imagens que reflitam a identidade corporativa da empresa.
Por fim, facilita o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade dos colaboradores, que podem se dedicar a atividades mais estratégicas e rentáveis.
5. Economia
A automação de documentos permite que você crie documentos jurídicos de forma econômica, reduzindo os custos e os recursos envolvidos na produção de documentos.
Gera economia de papel, tinta, impressão, correio, armazenamento, entre outros gastos relacionados aos documentos físicos.
Além disso, você pode economizar tempo, energia, mão de obra, entre outros recursos humanos, que podem ser direcionados para outras atividades mais estratégicas e rentáveis.
6. Segurança jurídica
A automação de documentos permite que você crie documentos jurídicos de forma segura e confiável, protegendo os seus dados e os seus direitos.
Com a automação de documentos, você pode garantir que os seus documentos sejam gerados com base em modelos atualizados e revisados, que estejam de acordo com a legislação e a jurisprudência vigentes.
Traz a garantia que os seus documentos sejam assinados eletronicamente, usando métodos de autenticação e verificação, que assegurem a validade, a integridade e a autoria dos documentos.
ADVBOX: automação de documentos com eficiência
Se você quer aproveitar todas as vantagens da automação de documentos para o seu escritório de advocacia, você precisa conhecer a ADVBOX, o software de gestão de escritórios de advocacia que oferece a melhor solução em automação de documentos.
A ADVBOX é um software completo, que permite a gestão integrada de todos os aspectos do seu escritório, como clientes, processos, financeiro, agenda, equipe e muito mais.
Assim, seu escritório de advocacia pode se beneficiar de todas as vantagens que abordamos quanto à automação de documentos, sem abrir mão da segurança e eficiência jurídica.
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